Hướng dẫn tìm kiếm và sử dụng danh mục tài liệu hành chính

Hệ thống Tìm kiếm Danh mục Tài liệu Hành chính của Thành phố Yokohama là hệ thống cho phép bạn tìm kiếm các tài liệu hành chính do thành phố lưu giữ và xem thông tin danh mục.
Trên màn hình nhập tiêu chí tìm kiếm, hãy chỉ định tiêu chí tìm kiếm từ "từ khóa", "bộ phận lưu giữ tài liệu", "phân loại tài liệu" và "ngày xem và hoàn tất phê duyệt" để tìm tài liệu hành chính.
Danh sách các tài liệu được tìm kiếm sẽ được hiển thị trên màn hình kết quả tìm kiếm. Nhấp vào tiêu đề tài liệu để xem thông tin chi tiết về tài liệu.
Vui lòng nêu rõ tiêu chí của bạn để tìm thông tin bạn đang tìm kiếm.
Các nút "Quay lại", "Tiến lên" và "Làm mới" của trình duyệt không hoạt động bình thường. Để di chuyển giữa các màn hình, hãy sử dụng các nút trên màn hình.

Các tài liệu hành chính được tìm kiếm theo các điều kiện tìm kiếm và hiển thị đã chỉ định. Để biết hướng dẫn về cách xác định từng điều kiện tìm kiếm, vui lòng tham khảo "Điều kiện tìm kiếm" bên dưới.
Nếu không có tài liệu nào khớp với tiêu chí tìm kiếm hoặc nếu có quá nhiều kết quả tìm kiếm, màn hình lỗi sẽ hiển thị.

Chỉ định điều kiện tìm kiếm để tìm kiếm tài liệu hành chính. Bạn phải chỉ định một trong các tiêu chí tìm kiếm sau: "Từ khóa", "Bộ phận lưu giữ tài liệu", "Phân loại tài liệu" hoặc "Tháng và năm hoàn tất xem xét và phê duyệt". Ngoài ra, nếu nhiều mục được chỉ định làm điều kiện tìm kiếm, tìm kiếm sẽ trả về các tài liệu hành chính đáp ứng tất cả các điều kiện đã chỉ định.

Đối với từ khóa, hãy chỉ định một chuỗi (từ) có khả năng được bao gồm trong chủ đề của tài liệu hành chính mà bạn đang tìm kiếm hoặc tên phân loại tài liệu (tên phân loại chính, tên phân loại trung bình, tên phân loại phụ). Bạn có thể chỉ định bất kỳ chuỗi nào bằng cách sử dụng hiragana, katakana, kanji, chữ cái tiếng Anh, v.v.

Để nhập nhiều từ khóa, hãy nhập từng từ khóa với khoảng cách giữa chúng. Số lượng từ khóa có thể tìm kiếm bị giới hạn bởi số lượng điều kiện AND và OR được chỉ định. Nếu bạn nhập nhiều từ khóa, tìm kiếm sẽ được thực hiện như sau tùy thuộc vào trường nhập:

１．Chỉ định "Điều kiện AND"

Chỉ những tài liệu hành chính có chứa tất cả các từ khóa bạn nhập mới được tìm kiếm.

２．Chỉ định "Điều kiện HOẶC"

Tìm kiếm sẽ trả về các tài liệu hành chính có chứa một số hoặc tất cả các từ khóa bạn đã nhập.

３．Chỉ định cả "điều kiện AND" và "điều kiện OR"

(Điều kiện AND) Việc tìm kiếm sẽ được thực hiện theo điều kiện AND (OR).

Chọn bộ phận lưu giữ tài liệu từ hộp kết hợp và chỉ định bộ phận đó làm điều kiện tìm kiếm. Theo mặc định, dữ liệu chỉ được đặt trong hộp kết hợp tên trạm. Đối với các hộp kết hợp khác, dữ liệu sẽ được thiết lập dựa trên các thông số kỹ thuật sau.

• Bằng cách chọn quận/huyện, các phòng ban thuộc quận/huyện đã chọn sẽ được hiển thị trong hộp kết hợp tên phòng ban.
• Khi chọn một phòng ban, các bộ phận thuộc phòng ban đã chọn sẽ được hiển thị trong hộp kết hợp tên bộ phận.

※Khi chỉ định bộ phận lưu trữ tài liệu, không cần thiết phải chỉ định tên bộ phận.

Chọn một danh mục tài liệu từ hộp kết hợp và chỉ định danh mục đó làm điều kiện tìm kiếm. Ban đầu, dữ liệu chỉ được đặt trong hộp tổ hợp Năm. Đối với các hộp kết hợp khác, dữ liệu sẽ được thiết lập dựa trên các thông số kỹ thuật sau.

• Khi chọn năm tài chính, "Chung" và "Theo phòng ban" sẽ được hiển thị trong hộp kết hợp loại phân loại tài liệu.
• Bằng cách chọn loại phân loại tài liệu, các danh mục chính (mục và cục) tương ứng với năm đã chọn và loại phân loại tài liệu sẽ được hiển thị trong hộp kết hợp danh mục chính (mục và cục).
• Bằng cách chọn phân loại chính (phân loại/bộ phận), các phân loại trung bình (phần/bộ phận) tương ứng với năm đã chọn, loại phân loại tài liệu và phân loại chính (phân loại/bộ phận) sẽ được hiển thị trong hộp kết hợp phân loại trung bình (phần/bộ phận).
• Bằng cách chọn phân loại trung bình (phần/phân ban), các phân loại phụ (tên phân loại tài liệu) tương ứng với năm đã chọn, loại phân loại tài liệu, phân loại chính (phân ban/phân ban) và phân loại trung bình (phần/phân ban) sẽ được hiển thị trong hộp kết hợp phân loại phụ (tên phân loại tài liệu).

※Khi chỉ định phân loại tài liệu, không cần thiết phải chỉ định phân loại phụ (tên phân loại tài liệu).

Tìm kiếm các tài liệu hành chính có ngày hoàn tất xem xét và phê duyệt nằm trong phạm vi ngày đã chỉ định. Ngày được chỉ định là một khoảng thời gian, từ một ngày nhất định đến một ngày nhất định, nhưng bạn cũng có thể chỉ định một trong các ngày đó. Bạn cũng có thể tìm kiếm bằng cách chỉ định năm.
Tuy nhiên, bạn không thể tìm kiếm bằng cách chỉ định tháng. Ngoài ra, xin lưu ý rằng lỗi sẽ xảy ra nếu ngày "Từ" mới hơn ngày "Đến".

１．Chỉ định "từ khi nào"

Tiêu chí tìm kiếm sẽ là tất cả các ngày tính từ ngày đã chỉ định trở đi.

２．Chỉ định "cho đến khi nào"

Tất cả các ngày trước ngày đã chỉ định sẽ là tiêu chí tìm kiếm.

３．Chỉ rõ cả "Từ khi nào" và "Đến khi nào"

Những ngày trong khoảng thời gian đó sẽ là tiêu chí tìm kiếm.

Chỉ định điều kiện hiển thị cho kết quả tìm kiếm.

Chỉ định thứ tự hiển thị kết quả tìm kiếm. Vui lòng chọn từ danh sách thả xuống "Thứ tự tăng dần theo bộ phận lưu trữ tài liệu", "Thứ tự giảm dần theo bộ phận lưu trữ tài liệu", "Thứ tự tăng dần theo ngày hoàn tất xem và phê duyệt", "Thứ tự giảm dần theo ngày hoàn tất xem và phê duyệt", "Thứ tự tăng dần theo phân loại tài liệu", "Thứ tự giảm dần theo phân loại tài liệu", "Thứ tự tăng dần theo chủ đề tài liệu" hoặc "Thứ tự giảm dần theo chủ đề tài liệu".

Chỉ định số lượng kết quả tìm kiếm bạn muốn hiển thị trên mỗi trang. Nếu kết quả tìm kiếm trải dài trên nhiều trang, bạn có thể di chuyển giữa các trang bằng cách chọn trang bạn muốn xem từ danh sách thả xuống.

Xóa các điều kiện tìm kiếm và hiển thị đã chỉ định.

Kết quả tìm kiếm được thực hiện bằng cách sử dụng các điều kiện tìm kiếm và hiển thị đã chỉ định sẽ được hiển thị trong một danh sách.

Nhấp vào tiêu đề tài liệu sẽ đưa bạn đến màn hình chi tiết tài liệu.

Nếu kết quả tìm kiếm trải dài trên nhiều trang, bạn có thể điều hướng giữa các trang bằng cách chọn trang bạn muốn hiển thị từ danh sách thả xuống.

Bạn có thể thay đổi số lượng kết quả tìm kiếm được hiển thị trên mỗi trang. Khi bạn chọn mục nào đó từ hộp kết hợp, số lượng mục sẽ được hiển thị ngay lập tức. Khi đó, danh sách sẽ được hiển thị từ trang đầu tiên.

Bạn có thể sắp xếp danh sách kết quả tìm kiếm. Vui lòng chọn từ danh sách thả xuống "Thứ tự tăng dần theo bộ phận lưu trữ tài liệu", "Thứ tự giảm dần theo bộ phận lưu trữ tài liệu", "Thứ tự tăng dần theo ngày hoàn tất xem và phê duyệt", "Thứ tự giảm dần theo ngày hoàn tất xem và phê duyệt", "Thứ tự tăng dần theo phân loại tài liệu", "Thứ tự giảm dần theo phân loại tài liệu", "Thứ tự tăng dần theo chủ đề tài liệu" hoặc "Thứ tự giảm dần theo chủ đề tài liệu".

Bạn có thể thu hẹp tìm kiếm bằng cách nhập từ khóa. Tiêu chí tìm kiếm "Bộ phận lưu trữ tài liệu", "Phân loại tài liệu" và "Tháng, năm hoàn tất xem xét và phê duyệt" sẽ được chuyển từ các tiêu chí đã chỉ định trên màn hình nhập tiêu chí tìm kiếm.

Các điều kiện tìm kiếm bạn thiết lập trên màn hình nhập điều kiện tìm kiếm sẽ được hiển thị. Bạn có thể tiếp tục tìm kiếm bằng cách thêm hoặc thay đổi từ khóa.
Chỉ định từ khóa theo cách tương tự như trên màn hình nhập tiêu chí tìm kiếm. Bạn có thể tìm kiếm lại bằng cách nhấp vào nút "Tìm kiếm lại".

Nếu bạn muốn tìm kiếm lại một tài liệu khác và thêm tài liệu yêu cầu tiết lộ, hãy nhấp vào nút "Quay lại màn hình điều kiện nhập tìm kiếm".

Hệ thống này đảm bảo hoạt động với các trình duyệt sau.
・Trình duyệt Microsoft Internet Explorer
・Microsoft Edge
・Trình duyệt Google Chrome
・Trình duyệt Firefox
・Cuộc đi săn
・NVDA (trình duyệt giọng nói)