Hỏi & Đáp về tư vấn thông tin cá nhân

1 Thông tin có thể được nhận dạng là "thông tin về một cá nhân cụ thể".
 "Thông tin cá nhân" theo định nghĩa trong Đạo luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân có nghĩa là "thông tin về một cá nhân còn sống thuộc bất kỳ trường hợp nào sau đây:
1. Thông tin có thể nhận dạng một cá nhân cụ thể dựa trên tên, ngày sinh và các mô tả khác có trong thông tin (bao gồm thông tin được ghi lại trong tài liệu, bản vẽ, hồ sơ điện từ, v.v. và tất cả các vấn đề được thể hiện bằng giọng nói, hành động, v.v.) (bao gồm thông tin có thể dễ dàng đối chiếu với các thông tin khác và do đó được sử dụng để nhận dạng một cá nhân cụ thể).
2. Những loại có chứa mã nhận dạng cá nhân sau đây:
(1)　Dữ liệu được sử dụng để xác thực cá nhân theo yêu cầu của pháp luật, chẳng hạn như dữ liệu nhận dạng khuôn mặt hoặc dữ liệu dấu vân tay
(2)　Số công khai được quy định bởi luật pháp và quy định, chẳng hạn như giấy phép lái xe, Số của tôi và số bảo hiểm y tế

Cụ thể, thông tin cá nhân bao gồm tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, thành phần gia đình, hồ sơ hàng ngày, ảnh và video. Mặc dù ngày sinh và giới tính không thể xác định một cá nhân cụ thể, nhưng khi sử dụng kết hợp với tên và các thông tin khác, chúng có thể xác định một cá nhân cụ thể và do đó, xét về tổng thể, những thông tin này cấu thành thông tin cá nhân.

2 “Thông tin cá nhân nhạy cảm” là thông tin cá nhân cần được xử lý đặc biệt cẩn thận để tránh gây ra sự phân biệt đối xử, định kiến, v.v. và những gì cấu thành nên thông tin cá nhân nhạy cảm được pháp luật quy định. Cụ thể, thông tin này bao gồm thông tin về chủng tộc, tín ngưỡng, tiền sử bệnh án, tiền án, tác hại do tội phạm gây ra, khuyết tật, kết quả kiểm tra và xét nghiệm sức khỏe, hướng dẫn, điều trị y tế hoặc đơn thuốc của bác sĩ và thông tin liên quan đến các vụ án hình sự và các vụ án bảo vệ vị thành niên. Về nguyên tắc, thông tin này phải được thu thập từ cá nhân có liên quan; nếu thu thập từ người khác ngoài cá nhân đó thì cần phải có sự đồng ý trước của cá nhân đó.

3 Điều này đề cập đến các doanh nghiệp tư nhân phải tuân thủ các nghĩa vụ được quy định trong Đạo luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân.
Cụ thể là cơ sở dữ liệu thông tin cá nhân, v.v. (cơ sở dữ liệu được cấu trúc để cho phép tìm kiếm dễ dàng thông tin cá nhân cụ thể. Ví dụ, điều này áp dụng cho những người sử dụng danh sách tên được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái trên giấy hoặc danh sách được tạo bằng chương trình bảng tính cho các hoạt động kinh doanh của họ.
Thuật ngữ "kinh doanh" ở đây đề cập đến "một hoạt động cùng loại được thực hiện nhiều lần và liên tục với một mục đích nhất định và được công nhận là một doanh nghiệp theo nghĩa xã hội, bất kể hoạt động đó có vì lợi nhuận hay không" (Hướng dẫn về Đạo luật bảo vệ thông tin cá nhân).

4 Như đã nêu trong Câu 3, nếu bạn xử lý cơ sở dữ liệu thông tin cá nhân như danh sách, luật sẽ được áp dụng.
Đối với các hiệp hội khu phố, có khả năng hầu hết các nhóm này đều lập danh sách và tiến hành các hoạt động của hiệp hội khu phố một cách liên tục, do đó, rất có khả năng Đạo luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân sẽ được áp dụng.
Mặt khác, khi nói đến các câu lạc bộ sở thích và những câu lạc bộ tương tự, điều đó phụ thuộc vào việc liệu các hoạt động của họ có được coi là "doanh nghiệp" hay không, do đó, nó được coi là tùy từng trường hợp cụ thể.
Tuy nhiên, ngay cả khi không có quy định bắt buộc nào được áp dụng thì vẫn cần phải xử lý phù hợp theo đúng mục đích của luật. Điều này cũng không áp dụng cho các hành động riêng tư của cá nhân (ví dụ, khi một cá nhân sử dụng danh sách tên để tạo thiệp mừng năm mới).

5 Nếu bạn tạo danh sách và thực hiện các hoạt động, bạn phải thực hiện theo đúng các quy định của Đạo luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân.
Ví dụ, khi thu thập thông tin cá nhân để tạo thư mục và phân phối cho các thành viên,
・Quyết định trước mục đích sử dụng thông tin cá nhân và thông báo cho cá nhân
・Nhận được sự đồng ý để chuyển giao danh sách cho bên thứ ba (phân phối cho các thành viên) và để chuyển giao nội dung của danh sách
Bạn cần phải làm điều này. Trong khi tuân thủ các điều khoản pháp lý này, chúng ta hãy tôn trọng mong muốn của các thành viên và tạo ra các quy tắc mà mỗi hiệp hội khu phố có thể đồng ý.
Vui lòng xem bên dưới để biết danh sách các nghĩa vụ theo Đạo luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân mà các doanh nghiệp xử lý thông tin cá nhân phải tuân thủ.
⇒Danh sách các nghĩa vụ chính của doanh nghiệp khi xử lý thông tin cá nhân (Word) (Word: 39KB)

6 Có thể chụp ảnh tại các lễ hội và sự kiện khác và có thể đăng sau đó tại địa điểm họp, trong bản tin, trên trang web của chúng tôi, v.v. Khuôn mặt của cá nhân trong ảnh cũng được coi là "thông tin cá nhân" nên cần phải xử lý cẩn thận.
Theo Đạo luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân, khi thông tin cá nhân được cung cấp cho bên thứ ba, chẳng hạn như để đăng lên trang web, thì việc này có thể được thực hiện hợp pháp miễn là mục đích sử dụng, bao gồm cả việc cung cấp cho bên thứ ba, được công bố trước hoặc cá nhân đó được thông báo.
Do đó, việc bạn có chụp ảnh và đăng chúng hay không nên được quyết định trong quá trình lập kế hoạch sự kiện và bạn nên thông báo điều này khi thông báo về sự kiện hoặc tại địa điểm tổ chức bằng cách đính kèm một ghi chú như bên dưới. Khi quay video, hãy chắc chắn là bạn đã thông báo trước cho mọi người biết rằng bạn sẽ quay video.

"Hôm nay (ngày đó) chúng tôi sẽ chụp ảnh (quay video) để đăng trên XX hoặc XX."

Tuy nhiên, nếu bạn định đăng ảnh rộng rãi trên một trang web chẳng hạn, bạn nên cân nhắc đến quyền riêng tư và cung cấp cơ hội xác nhận xem có nên đăng ảnh hay không hoặc có nên hiển thị ảnh từ xa hay không, v.v. Cụ thể, bạn cũng nên lưu ý những biện pháp phòng ngừa sau:

Nếu bạn không muốn thông tin của mình được công bố, vui lòng liên hệ với chúng tôi trước hoặc sau sự kiện. (Tuy nhiên, đối với bản tin, chúng tôi không thể thực hiện yêu cầu xóa sau khi đã xuất bản, vì vậy vui lòng liên hệ với chúng tôi trước.) "

Hơn nữa, nếu bạn chụp ảnh để sử dụng cho mục đích cá nhân thì ngay cả khi có người khác xuất hiện trong ảnh cũng không thành vấn đề, miễn là không vi phạm trật tự công cộng hoặc đạo đức.

7 Vì thông tin này có nguy cơ bị sử dụng sai mục đích cao nên phải được quản lý đặc biệt cẩn thận.
Thông tin liên quan đến người cao tuổi và những người khác trong cộng đồng địa phương có thể bao gồm thông tin cá nhân nhạy cảm, như đã giải thích trong Câu hỏi 2. Do đó, khi thu thập thông tin hoặc cung cấp thông tin cho bên thứ ba, hãy đảm bảo có được sự đồng ý của cá nhân đó.
Tuy nhiên, khi tai nạn, thảm họa xảy ra, hoặc để chuẩn bị ứng phó với thảm họa, cần liên lạc với gia đình nạn nhân (người cần hỗ trợ) hoặc để bảo vệ tính mạng, thân thể, tài sản, v.v. của nạn nhân và rất khó để có được sự đồng ý của cá nhân đó, có thể thu thập, sử dụng và cung cấp thông tin cá nhân, bao gồm cả thông tin cá nhân nhạy cảm, mà không cần có sự đồng ý của cá nhân đó.
Ngoài ra, việc chia sẻ thông tin liên lạc của những người cao tuổi sống một mình trong cộng đồng để chuẩn bị ứng phó với thảm họa là một cách hiệu quả để hỗ trợ nhanh chóng khi xảy ra thảm họa. Tuy nhiên, nếu thông tin này bị rò rỉ cho người ngoài, nguy cơ bị sử dụng sai mục đích sẽ cao hơn các thông tin khác, ví dụ như để thực hiện các hành vi phạm tội như gian lận hoặc trộm cắp. Do đó, cần phải hạn chế tối đa số lượng người có thể sử dụng thông tin và quản lý thông tin một cách đặc biệt chặt chẽ để không ai khác có thể sử dụng được.

8 Vui lòng tham khảo "Hướng dẫn của Thành phố Yokohama về Lắp đặt và Vận hành Camera An ninh".
Mặc dù camera an ninh đã được công nhận nhưng một số người vẫn lo ngại về việc thông tin cá nhân và quyền riêng tư của họ bị xâm phạm. Xét đến mục đích của luật và các sắc lệnh, người dân nên thảo luận và đạt được sự đồng thuận về sự cần thiết phải lắp đặt camera, mục đích và phạm vi sử dụng cũng như cách thức quản lý chúng.
Ngoài ra, Thành phố Yokohama đã xây dựng hướng dẫn về lắp đặt và vận hành camera an ninh, vì vậy hãy sử dụng hướng dẫn này làm tài liệu tham khảo khi lắp đặt.

Truy cập trang để biết hướng dẫn về lắp đặt và vận hành camera an ninh

9 Nếu thông tin được sử dụng và quản lý phù hợp trong phạm vi mục đích dự định thì đó không phải là hành vi vi phạm.
Nếu được sử dụng và quản lý phù hợp trong phạm vi mục đích sử dụng thì không phải là hành vi vi phạm. Do đó, trong những trường hợp như vậy, bạn không thể yêu cầu trả lại thông tin của mình theo luật định, nhưng bạn có thể kiểm tra cách công ty xử lý thông tin cá nhân của bạn, mục đích sử dụng sơ yếu lý lịch đã nộp và thời gian lưu trữ, v.v.

10 Việc điều tra thông tin cá nhân mà không được phép hoặc tiết lộ thông tin đó cho người khác có thể là hành vi vi phạm quyền riêng tư.
Một phương pháp khả thi là thiết lập các quy tắc rõ ràng và nhận được sự đồng ý của tất cả những người sẽ sử dụng địa điểm thu gom, chẳng hạn như chỉ kiểm tra nội dung của túi khi nhiều người cho là cần thiết, không thu thập bất kỳ thông tin nào khác ngoài tên của người đó, cẩn thận không để nhiều người biết hơn mức cần thiết và không tiết lộ thông tin đã thu thập cho người khác. Tuy nhiên, liên quan đến việc nâng cao nhận thức và hướng dẫn về quy tắc xử lý rác thải đúng cách, trước tiên vui lòng tham khảo Văn phòng thu gom của Cục Tài nguyên và Tái chế Chất thải tại phường của bạn.

11 Video và ảnh cũng được coi là "thông tin cá nhân" nếu chúng có thể xác định được một cá nhân cụ thể. Tuy nhiên, nếu một cá nhân quay phim vì mục đích cá nhân, họ sẽ không phải tuân theo các hạn chế của Đạo luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân.
Tuy nhiên, ban tổ chức có thể hạn chế việc quay phim nếu âm thanh của máy quay phim hoặc đèn flash của máy ảnh có thể ảnh hưởng đến buổi biểu diễn hoặc những khán giả khác. Vui lòng liên hệ với ban tổ chức về mục đích của các hạn chế và làm theo hướng dẫn của họ.

12 "Hướng dẫn xử lý thông tin cá nhân phù hợp của các doanh nghiệp chăm sóc y tế và điều dưỡng" do Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi ban hành nêu rõ rằng mặc dù việc gọi bệnh nhân tại quầy lễ tân và gắn thẻ tên trong phòng bệnh nhân là cần thiết để tránh nhầm lẫn, nhưng xét đến tầm quan trọng của việc bảo vệ quyền riêng tư trong chăm sóc y tế, nên thực hiện một số biện pháp nhất định theo mong muốn của bệnh nhân.
Có vẻ như bệnh viện mà bạn đến đã thay đổi cách gọi điện cho bạn dựa trên những hướng dẫn này.

13 Tên và địa chỉ của nhân viên cũng là thông tin cá nhân. Các tổ chức xử lý thông tin cá nhân phải xử lý thông tin đó một cách phù hợp, theo Đạo luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân, trong phạm vi cần thiết để đạt được mục đích sử dụng đã định, giống như thông tin khách hàng và thông tin cá nhân khác.
Trong trường hợp bạn đã đề cập, thông tin được cung cấp trong công ty, do đó thông tin này không thuộc phạm vi cung cấp cho bên thứ ba theo quy định của Đạo luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân, nhưng thông tin này có thể được sử dụng ngoài phạm vi mục đích sử dụng đã định. Đầu tiên, hãy yêu cầu phòng tổng hợp giải thích cách họ sẽ sử dụng địa chỉ của nhân viên và lý do họ cung cấp thông tin cho nhân viên ở các phòng ban khác.

14 Nếu danh sách do hiệp hội quản lý khu chung cư đang xem xét tạo ra cấu thành cơ sở dữ liệu thông tin cá nhân, v.v., thì hiệp hội quản lý đang xem xét sẽ được coi là đơn vị kinh doanh xử lý thông tin cá nhân.
Các doanh nghiệp xử lý thông tin cá nhân phải tuân theo các hạn chế về mục đích sử dụng thông tin cá nhân và việc cung cấp thông tin đó cho bên thứ ba, do đó, trước tiên bạn có thể muốn kiểm tra với hiệp hội quản lý về mục đích ban đầu của việc sử dụng thông tin cá nhân. Nếu thông tin cá nhân được thu thập sau khi chỉ rõ và thông báo mục đích sử dụng, chẳng hạn như "danh sách sẽ được phát đến từng hộ gia đình" thì có thể nói là nằm trong phạm vi sử dụng hợp lý.
Mặt khác, nếu thông tin cá nhân được sử dụng ngoài mục đích ban đầu, bạn có thể yêu cầu tạm dừng việc sử dụng thông tin cá nhân đó.
Ngoài ra, cần phải cẩn thận khi xử lý thông tin cá nhân như tên và địa chỉ để tránh vi phạm quyền riêng tư và khi tạo danh sách, v.v., chỉ nên thực hiện sau khi có được sự hiểu biết và đồng ý chung giữa các thành viên về mục đích và phương pháp sử dụng, v.v.
Hiệp hội quản lý nên tổ chức một cuộc thảo luận khác để làm rõ nhu cầu phân phối danh sách đến từng hộ gia đình, quyết định các quy tắc về cách thức lấy sự đồng ý và cách sử dụng danh sách, v.v. và chia sẻ những điều này với mọi người.

15 Nhìn chung, một công ty có thể được coi là một thực thể kinh doanh xử lý thông tin cá nhân theo Đạo luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân. Trong những trường hợp như vậy, khi thu thập thông tin cá nhân, công ty có nghĩa vụ phải công bố công khai mục đích sử dụng trước hoặc thông báo cho cá nhân có liên quan.
Nếu có thể xác định được một cá nhân cụ thể thông qua tên, số điện thoại, v.v., thì nội dung cuộc gọi cũng được coi là "thông tin cá nhân". Do đó, cần phải có biện pháp để mọi người biết mục đích sử dụng thông tin cá nhân của mình. Tuy nhiên, Đạo luật Bảo vệ không yêu cầu bạn phải giải thích tình hình riêng lẻ và phải có được sự đồng ý trong cuộc gọi.
Trước tiên, hãy liên hệ với bộ phận phụ trách thông tin cá nhân của công ty và yêu cầu giải thích về mục đích sử dụng thông tin cá nhân đã ghi lại, tình trạng tiết lộ thông tin, v.v.

16 Việc có vi phạm Đạo luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân hay không tùy thuộc vào bản chất của việc thu thập và sử dụng thông tin cá nhân. Nếu một nhóm tạo danh sách và thực hiện các hoạt động kinh doanh, nhóm đó sẽ trở thành đơn vị kinh doanh xử lý thông tin cá nhân theo Đạo luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân (xem Câu hỏi 3 và Câu hỏi 4). Do đó, tùy thuộc vào nội dung hoạt động, nhóm đó cũng có thể được coi là đơn vị kinh doanh xử lý thông tin cá nhân, trong trường hợp đó, đơn vị đó sẽ phải tuân thủ các nghĩa vụ theo Đạo luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân.
Nếu nhóm đang đề cập là một doanh nghiệp xử lý thông tin cá nhân, nhóm đó có thể tạo danh sách thành viên, nhưng việc thu thập thông tin cá nhân vượt quá phạm vi cần thiết để đạt được mục đích sử dụng đã định sẽ bị hạn chế bởi Đạo luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân. Do đó, chúng tôi khuyên bạn nên thảo luận trong nhóm của mình về việc liệu bạn có cần tất cả thông tin đó hay không cũng như mục đích và sự cần thiết của việc tạo danh sách.
Ngoài ra, chúng tôi đã biên soạn danh sách các nghĩa vụ theo Đạo luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân mà các doanh nghiệp xử lý thông tin cá nhân phải tuân thủ, vì vậy hãy kiểm tra nhé.
⇒Danh mục các nghĩa vụ chính của doanh nghiệp kinh doanh xử lý thông tin cá nhân (Word) (Word: 39KB)

17 Bạn có thể thực hiện việc này một cách hợp pháp miễn là bạn tuân thủ các quy định của Đạo luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân.
Miễn là thông tin cá nhân được thu thập theo đúng quy định của Đạo luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân và mục đích sử dụng được thông báo hoặc công khai thì các cuộc gọi bán hàng và thư trực tiếp cũng có thể được thực hiện hợp pháp.
Ngoài ra, nếu bạn nhận được thư trực tiếp hoặc cuộc gọi điện thoại có vẻ độc hại, chẳng hạn như hóa đơn gian lận, thì cách an toàn nhất là bỏ qua chúng, vì trên thực tế, chúng có thể yêu cầu thêm thông tin cá nhân hoặc tiền nếu bạn liên hệ với chúng.
Nếu đó là cuộc gọi bán hàng, hãy yêu cầu họ không gọi lại cho bạn nữa và cúp máy ngay. Nếu bạn nhận được nhiều cuộc gọi từ cùng một công ty, vui lòng liên hệ với bộ phận tư vấn thông tin cá nhân của Thành phố Yokohama hoặc cơ quan giám sát kinh doanh, Trung tâm bảo vệ người tiêu dùng Thành phố Yokohama, v.v.

18 Các nhà điều hành doanh nghiệp cung cấp danh sách và thông tin cá nhân khác cho bên thứ ba, chẳng hạn như nhà cung cấp danh sách, được yêu cầu thực hiện các nghĩa vụ sau đây để làm rõ lộ trình phân phối thông tin cá nhân: ※được áp đặt bởi luật pháp.
・Thông báo cho chính phủ (Ủy ban Bảo vệ Thông tin Cá nhân) về việc cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba và các mục thông tin cần cung cấp cho bên thứ ba (tên các doanh nghiệp đã nộp thông báo có thể được tìm thấy trên trang web của Ủy ban Bảo vệ Thông tin Cá nhân).
・Khi thông tin cá nhân được cung cấp cho bên thứ ba, chúng tôi sẽ tạo và lưu giữ hồ sơ về các vấn đề theo yêu cầu của pháp luật.
・Khi nhận được thông tin cá nhân từ bên thứ ba, chúng tôi sẽ xác minh các mục theo yêu cầu của pháp luật và tạo và lưu giữ hồ sơ xác minh (nếu bên đã được xác minh làm sai lệch thông tin, chúng tôi sẽ áp dụng khoản tiền phạt không phải hình sự).
・Nếu bạn cung cấp hoặc đánh cắp thông tin cá nhân nhằm mục đích thu lợi bất hợp pháp, bạn sẽ bị phạt.
Do đó, nếu bạn muốn biết thông tin cá nhân của mình được lấy từ đâu, bạn nên yêu cầu doanh nghiệp giải thích. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về vấn đề này, vui lòng liên hệ với chính phủ (Ủy ban Bảo vệ Thông tin Cá nhân) hoặc tổ chức bảo vệ thông tin cá nhân được chứng nhận.

※Xin lưu ý rằng không có nghĩa vụ phải báo cáo hoặc tạo hồ sơ với chính phủ về bất kỳ hoạt động cung cấp hoặc tiếp nhận thông tin cá nhân nào cho bên thứ ba diễn ra trước khi Đạo luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân sửa đổi có hiệu lực (ngày 30 tháng 5 năm 2017).

19 Sau khi xác nhận thông tin liên hệ của công ty trong danh sách, bạn có thể gửi yêu cầu tới công ty đó.
Các doanh nghiệp bán danh sách tên (trừ những danh sách được bán rộng rãi cho công chúng, chẳng hạn như danh bạ điện thoại và bản đồ nhà ở có bán trên thị trường) phải tuân theo Đạo luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân và phải thông báo cho chính phủ (Ủy ban Bảo vệ Thông tin Cá nhân) và phải lập hồ sơ về việc dữ liệu cá nhân đã được cung cấp hoặc nhận cho ai (và từ ai). Họ cũng có trách nhiệm xóa thông tin nếu được người có liên quan yêu cầu.
Nếu bạn biết thông tin liên lạc của nhà cung cấp danh sách, bạn có thể liên hệ với họ và yêu cầu họ không cung cấp thông tin của bạn cho bất kỳ ai khác, vì vậy, bạn nên hỏi doanh nghiệp gọi cho bạn tên và thông tin liên lạc của nhà cung cấp danh sách.
Tuy nhiên, nếu một nhà điều hành doanh nghiệp thực hiện cuộc gọi bằng thông tin từ danh bạ điện thoại phổ biến (Hello Pages) hoặc tương tự, thì các hạn chế theo Đạo luật Bảo vệ sẽ không được áp dụng và trong những trường hợp như vậy, không thể yêu cầu đình chỉ dịch vụ.
Tuy nhiên, trong trường hợp các doanh nghiệp có ác ý, việc liên hệ trực tiếp với họ có thể khiến họ thu thập thêm nhiều thông tin cá nhân hơn, dẫn đến thiệt hại lớn hơn, vì vậy, tốt hơn hết là bạn nên bỏ qua họ trong những trường hợp như vậy.

20 Theo Đạo luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân, bất kỳ ai khác ngoài cá nhân hoặc đại lý của cá nhân đó sẽ được coi là bên thứ ba. Do đó, ngoại trừ trường hợp cần thiết phải bảo vệ tính mạng, thân thể, tài sản, v.v. của một người và khó có được sự đồng ý của cá nhân đó, việc cung cấp thông tin ngay cả cho người thân mà không có sự đồng ý của cá nhân đó hoặc người đại diện của họ có thể rất khó khăn.
Nếu bạn biết cơ sở nơi con bạn đang ở, bạn có thể yêu cầu họ cho bạn biết rằng bạn muốn liên lạc với cha mẹ mình thông qua cơ sở đó.

21 Ngay cả khi hợp đồng yêu cầu phải có sự đồng ý đối với những vấn đề không liên quan hợp lý đến hợp đồng tại thời điểm ký kết hợp đồng thì điều này cũng không bị coi là bất hợp pháp theo Đạo luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân.
Tuy nhiên, việc ép buộc mọi người miễn cưỡng đồng ý sử dụng vào mục đích khác để đạt được mục đích ban đầu của hợp đồng được coi là cách không mong muốn để có được sự đồng ý. Nếu có bất kỳ mục nào bạn không muốn đồng ý, hãy kiểm tra với nhà điều hành doanh nghiệp xem chúng có liên quan hợp lý đến hợp đồng hay không và sau đó hỏi xem liệu chúng có thể bị xóa hay không.

22 Việc quảng cáo thông tin cá nhân (cung cấp thông tin đó cho bên thứ ba) là bất hợp pháp ngay cả khi cá nhân đó không đồng ý (trừ khi cá nhân đó làm như vậy vì mục đích cá nhân, phi công việc).
Ngay cả khi sử dụng chữ viết tắt, nếu quảng cáo cho phép xác định danh tính cá nhân bằng cách kết hợp tên trường đã theo học hoặc thông tin khác, điều này có thể cấu thành hành vi cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba. Nếu bạn liên hệ lại với trụ sở chính của trường và không nhận được phản hồi phù hợp, hãy liên hệ với tổ chức quốc gia (Ủy ban Bảo vệ Thông tin Cá nhân) có chức năng hòa giải các khiếu nại về các doanh nghiệp xử lý thông tin cá nhân.

23 Khi một tổ chức chính trị xử lý thông tin cá nhân cho mục đích hoạt động chính trị, các nghĩa vụ áp dụng cho tổ chức này với tư cách là một thực thể kinh doanh xử lý thông tin cá nhân sẽ không được áp dụng.
Nếu cửa hàng là doanh nghiệp xử lý thông tin cá nhân, doanh nghiệp sẽ phải tuân theo các hạn chế về việc cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba và sử dụng thông tin đó cho các mục đích khác ngoài mục đích đã định, do đó không thể cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba mà không có sự đồng ý của cá nhân đó hoặc không tuân theo các thủ tục theo luật định.
Tuy nhiên, khi một tổ chức chính trị xử lý thông tin cá nhân cho mục đích hoạt động chính trị, các nghĩa vụ của một doanh nghiệp xử lý thông tin cá nhân không được áp dụng và chính phủ không thể thực hiện thẩm quyền hướng dẫn đối với hành vi cung cấp thông tin cá nhân cho các tổ chức chính trị. Vui lòng liên hệ trực tiếp với tổ chức chính trị và yêu cầu xóa thông tin cá nhân của bạn.

24 Tên nhân viên cũng là "thông tin cá nhân" do cửa hàng nắm giữ và việc đăng những thông tin này lên trang web sẽ cấu thành "việc cung cấp cho bên thứ ba".
Nếu cửa hàng là một doanh nghiệp xử lý thông tin cá nhân, về nguyên tắc, doanh nghiệp sẽ cần sự đồng ý của cá nhân nếu sử dụng thông tin cá nhân vượt quá phạm vi mục đích mà thông tin được thu thập hoặc nếu cung cấp thông tin danh bạ cho bên thứ ba.
Khi bạn nộp ảnh, v.v., hãy kiểm tra lại lời giải thích đã được đưa ra cho cửa hàng và hỏi họ xem có thể xóa thông tin hoặc thay đổi cách hiển thị thông tin hay không.

25 Mặc dù không phải là danh sách đen đặc biệt, thông tin về lịch sử sử dụng thẻ tín dụng và khoản vay cũng như tình trạng thanh toán vẫn được "cơ quan thông tin tín dụng cá nhân" ghi lại và sử dụng khi xem xét các đơn xin vay, v.v.
"Cơ quan thông tin tín dụng cá nhân" là một tổ chức có hoạt động kinh doanh là thu thập thông tin về khả năng trả nợ của cá nhân và cung cấp thông tin đó cho các tổ chức tài chính thành viên, v.v., một số ví dụ về các cơ quan như vậy bao gồm Trung tâm thông tin tín dụng cá nhân của Ngân hàng Quốc gia.
"Cơ quan thông tin tín dụng cá nhân" nơi lưu trữ thông tin của bạn sẽ phụ thuộc vào loại tổ chức tài chính bạn sử dụng, vì vậy, trước tiên hãy hỏi công ty cho vay của bạn.

26 Tên nhân viên, v.v. cũng được coi là "thông tin cá nhân" và phải được xử lý phù hợp.
Nếu thông tin được cung cấp thuộc loại "dữ liệu cá nhân", về nguyên tắc, cần phải có sự đồng ý của cá nhân trước khi cung cấp cho bên thứ ba, trừ trường hợp pháp luật yêu cầu, v.v. Ngoài ra, cần phải tạo và lưu giữ hồ sơ về người nhận và ngày cung cấp dữ liệu cá nhân, v.v. Sau khi xác nhận với khách hàng về sự cần thiết phải cung cấp thông tin và mục đích sử dụng, đồng thời nhận được sự đồng ý của nhân viên, chỉ cung cấp lượng thông tin tối thiểu cần thiết.

27 Các điều khoản được đưa ra liên quan đến việc kế thừa doanh nghiệp, chẳng hạn như sáp nhập, không được coi là điều khoản cho bên thứ ba.
Về nguyên tắc, việc cung cấp "dữ liệu cá nhân" cho bên thứ ba cần phải có sự đồng ý của cá nhân đó. Tuy nhiên, việc cung cấp thông tin cá nhân liên quan đến việc kế thừa doanh nghiệp, chẳng hạn như sáp nhập, không được coi là cung cấp cho bên thứ ba, do đó, Công ty B không vi phạm pháp luật khi sử dụng thông tin miễn là thông tin đó nằm trong phạm vi mục đích sử dụng khi Công ty A có được thông tin cá nhân. Trước tiên, hãy liên hệ với bộ phận thông tin cá nhân của Công ty B và kiểm tra quy trình thu thập thông tin cá nhân của bạn.

28 Khi đăng ký làm thành viên, tôi đã được giải thích về các điều khoản và điều kiện cũng như mục đích sử dụng thông tin cá nhân của tôi và tôi chỉ đăng ký sau khi đồng ý với các điều khoản và điều kiện đó. Do đó, sẽ rất khó để sử dụng Đạo luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân để hạn chế các doanh nghiệp cung cấp thông tin cá nhân của tôi cho các doanh nghiệp liên quan hoặc công khai thông tin đó trong phạm vi các mục đích đó.

29 Nhìn chung, các hoạt động riêng tư do cá nhân thực hiện không phải tuân theo Đạo luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân, nhưng việc xử lý thông tin cá nhân liên quan đến hoạt động kinh doanh do doanh nghiệp thực hiện phải tuân theo các quy định bắt buộc của Đạo luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân.
Tuy nhiên, chính phủ (Bộ Nội vụ và Truyền thông) đã có quan điểm rằng các dịch vụ thông tin bản đồ Internet không cấu thành cơ sở dữ liệu thông tin cá nhân, v.v., vì về nguyên tắc, thông tin về hình dáng bên ngoài của một ngôi nhà không thể nhận dạng cá nhân và không phải là thông tin cá nhân, và dịch vụ này không có chức năng như khả năng tìm kiếm địa chỉ từ tên (không thể nói rằng một cá nhân có thể dễ dàng được xác định từ một địa chỉ).
Vì lý do này, về nguyên tắc, sẽ rất khó để hạn chế dịch vụ này theo Đạo luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân (trừ trường hợp biển tên hoặc khuôn mặt cá nhân được hiển thị trực tiếp trên thông tin). Tuy nhiên, một số công ty có thể cung cấp dịch vụ che khuất toàn bộ nơi cư trú, vì vậy hãy tham khảo ý kiến ​​của công ty nếu cần.

30 Điều an toàn nhất cần làm là bỏ qua những khoản phí gian lận.
Trong những trường hợp như thế này có vẻ là cáo buộc giả mạo, phản ứng thích hợp thường là bỏ qua chúng, vì có nguy cơ việc tự mình liên hệ với họ sẽ dẫn đến thiệt hại lớn hơn, chẳng hạn như thông tin cá nhân của bạn bị thu thập.
Bạn có thể tham khảo ý kiến ​​về tranh chấp hợp đồng, chẳng hạn như thanh toán giả mạo, tại trung tâm bảo vệ người tiêu dùng gần nhất, chẳng hạn như Trung tâm bảo vệ người tiêu dùng thành phố Yokohama (trang web bên ngoài).

31 Nếu bạn không chắc chắn, hãy kiểm tra với nhà điều hành doanh nghiệp về mục đích sử dụng thông tin cá nhân của bạn và cách họ sẽ quản lý thông tin đó trước khi đưa ra quyết định.
Nếu có mục đích sử dụng hợp pháp, chẳng hạn như xác minh danh tính tại thời điểm tham gia và thông tin cần được lưu giữ và quản lý để vận hành doanh nghiệp, thì việc yêu cầu gửi thông tin đó tại thời điểm tham gia hoặc ký hợp đồng là điều hợp lý.
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, bạn nên kiểm tra với nhà điều hành về cách họ sẽ sử dụng thông tin cá nhân của bạn và cách họ sẽ quản lý thông tin đó, đồng thời sử dụng thông tin này làm tài liệu tham khảo khi quyết định tham gia.

32 Các biện pháp khả thi bao gồm yêu cầu phản hồi bằng văn bản.
Trong trường hợp không mong muốn là hệ thống bị sử dụng sai mục đích và gây ra thiệt hại nào đó, các biện pháp như yêu cầu tổ chức cung cấp tài liệu nêu chi tiết về việc mất tài liệu, v.v., có thể được thực hiện để làm rõ ai phải chịu trách nhiệm.

33 Một là “tổ chức bảo vệ thông tin cá nhân được chứng nhận”, đây là một tổ chức tư nhân mà các doanh nghiệp có thể tham gia. Đây là tổ chức được thành lập với sự chấp thuận của Bộ trưởng theo quy định của Đạo luật Bảo vệ thông tin cá nhân. Có hơn 40 tổ chức cho các lĩnh vực kinh doanh khác nhau, chẳng hạn như tài chính và chăm sóc sức khỏe, và nếu doanh nghiệp muốn khiếu nại là thành viên của một trong những tổ chức bảo vệ thông tin cá nhân được chứng nhận, thì có thể nộp đơn khiếu nại hoặc tìm kiếm lời khuyên từ tổ chức đó. Tổ chức bảo vệ thông tin cá nhân tiêu biểu là Hiệp hội Xúc tiến Công nghệ Thông tin Nhật Bản, đơn vị cấp Dấu bảo mật.
Ngoài ra, Ủy ban Bảo vệ Thông tin Cá nhân quốc gia (trang web bên ngoài) cũng cung cấp dịch vụ hòa giải khiếu nại và tham vấn, và các cuộc tham vấn liên quan đến tranh chấp hợp đồng như thanh toán giả mạo có thể được thực hiện tại trung tâm công tác người tiêu dùng gần nhất, chẳng hạn như Trung tâm công tác người tiêu dùng thành phố Yokohama (trang web bên ngoài).