Quy định hoạt động của Hội đồng cảng Yokohama

Được ban hành vào ngày 15 tháng 7 năm 1969 Quy định số 1
　Quy định số 1 được sửa đổi gần đây vào ngày 16 tháng 12 năm 2020

Các quy định liên quan đến hoạt động của Hội đồng Cảng Yokohama được nêu như sau.

Quy định hoạt động của Hội đồng cảng Yokohama

(Khách quan)
Điều 1 Các quy định này dựa trên Sắc lệnh của Hội đồng Cảng thành phố Yokohama (Sắc lệnh số 85 của Thành phố Yokohama, tháng 6 năm 1964. Sau đây gọi là “Sắc lệnh”. ) Theo quy định của Điều 11 của Đạo luật Hội đồng Cảng và Bến cảng Yokohama, Đạo luật này quy định các thủ tục cho các cuộc họp của Hội đồng Cảng và Bến cảng Yokohama (sau đây gọi là "Hội đồng") và các vấn đề khác cần thiết cho hoạt động của Hội đồng.
　(Triệu tập cuộc họp)
Điều 2 Chủ tịch phải thông báo cho các thành viên Ủy ban về ngày, giờ, địa điểm và chương trình nghị sự của cuộc họp chậm nhất bảy ngày trước khi khai mạc cuộc họp. Tuy nhiên, điều này không áp dụng trong những trường hợp cần áp dụng biện pháp khẩn cấp hoặc khi Chủ tịch vắng mặt, v.v.
　(Hội nghị)
Điều 3 Các cuộc họp sẽ được tổ chức khi cần thiết.
　(Báo cáo về tình hình tham dự)
Điều 4 Trước khi họp, Chủ tịch phải yêu cầu Thư ký báo cáo số lượng thành viên Ủy ban có mặt.
　(Cập nhật chương trình nghị sự)
Điều 5 Nếu không thể thảo luận các nội dung trong chương trình nghị sự đã lên lịch cho ngày họp hoặc nếu công việc chưa hoàn tất, chủ tọa phải đưa các nội dung còn dang dở vào chương trình nghị sự cho cuộc họp tiếp theo.
　(Thay đổi chương trình nghị sự)
Điều 6 Chủ tịch có thể thay đổi chương trình nghị sự khi thấy cần thiết.
2. Một thành viên ủy ban có thể thêm một mục vào chương trình nghị sự với sự đồng ý của đa số các thành viên ủy ban có mặt.
　(phút)
Điều 7 Chủ tọa phải yêu cầu Thư ký lập biên bản cuộc họp và ghi chép những nội dung sau đây:
　(1) Ngày và địa điểm cuộc họp
　(2) Tên của các thành viên tham dự và vắng mặt của ủy ban
　(3) Tình hình các mục trong chương trình nghị sự và nghị quyết
　(4) Chương trình nghị sự và các tài liệu liên quan
　(5) Thông tin cần thiết khác
　(Ký biên bản)
Điều 8 Biên bản phải có chữ ký của Chủ tịch và hai thành viên của Ủy ban có mặt do Chủ tịch chỉ định.
　(Mở phiên họp Hội đồng cho công chúng)
Điều 9 Các cuộc họp của Hội đồng phải công khai.
2. Số lượng người quan sát tối đa được phép là mười người. Tuy nhiên, Chủ tịch có thể quy định khác nếu thấy cần thiết.
3. Nếu số lượng người muốn quan sát vượt quá sức chứa, việc vào cửa sẽ được thực hiện theo nguyên tắc ai đến trước được phục vụ trước. Tuy nhiên, nếu Chủ tịch thấy cần thiết, việc lựa chọn có thể được thực hiện bằng hình thức rút thăm.
　(Quy định đặc biệt dành cho các cơ quan truyền thông)
Điều 10 Phải bố trí chỗ ngồi riêng cho báo chí quan sát.
2. Các tổ chức truyền thông chỉ được chụp ảnh, quay phim hoặc ghi âm tại địa điểm tổ chức trước khi hội nghị bắt đầu.
　(Quy trình quan sát)
Điều 11 Bất kỳ ai muốn quan sát cuộc họp của Hội đồng phải vào phòng họp 30 phút trước khi cuộc họp bắt đầu bằng cách điền họ tên và địa chỉ tại quầy lễ tân, nhận thẻ dự thính và làm theo hướng dẫn của nhân viên để vào phòng họp.
2. Nếu người quan sát cuộc họp (sau đây gọi là "người quan sát") được chọn bằng cách rút thăm, việc rút thăm sẽ được tiến hành 30 phút trước khi cuộc họp bắt đầu.
　(Phân phối tài liệu họp)
Điều 12 Khi các phiên họp của Hội đồng được công khai, tài liệu phiên họp phải được phân phối cho các quan sát viên. Trong trường hợp này, phạm vi tài liệu cuộc họp được phân phối cho người quan sát sẽ do Chủ tịch quyết định.
　(Duy trì trật tự)
Điều 13 Khán giả phải ngồi đúng khu vực quy định của địa điểm thi đấu.
2. Khán giả không được phép chụp ảnh, quay phim, ghi âm, v.v. trong địa điểm tổ chức sự kiện.
3. Bất kỳ ai sở hữu chất nguy hiểm, đang chịu ảnh hưởng của rượu hoặc những người mà Chủ tịch cho là gây mất trật tự cuộc họp đều không được phép vào địa điểm họp.
　(Rời khỏi địa điểm)
Điều 14 Trường hợp người quan sát làm gián đoạn tiến trình cuộc họp hoặc có hành vi cản trở việc điều hành cuộc họp thì Chủ tọa yêu cầu người quan sát đó hợp tác điều hành cuộc họp. Trong trường hợp này, nếu người quan sát không tuân thủ, Chủ tọa có thể yêu cầu người đó rời khỏi địa điểm.
　(Các cuộc họp không mở cửa cho công chúng)
Điều 15. Khi cuộc họp được tổ chức theo hình thức họp kín theo quy định tại Điều 31 của Pháp lệnh về Công bố thông tin do Thành phố Yokohama nắm giữ (Pháp lệnh số 1 của Thành phố Yokohama ngày 2000), chủ tịch phải tuyên bố về vấn đề đó.
2. Khi một thành viên ủy ban đề xuất triệu tập phiên họp kín, chủ tịch ủy ban phải hỏi ý kiến ​​của từng thành viên ủy ban.
3. Khi cuộc họp được tổ chức trong phiên họp kín và có người quan sát, v.v. tại địa điểm họp, Chủ tịch sẽ yêu cầu tất cả những người không phải là người do Chủ tịch chỉ định, cũng như người quan sát, rời khỏi địa điểm họp.
　(Ứng dụng Mutatis Mutandis, v.v.)
Điều 16 Quy định tại Điều 5 và Điều 6 của Pháp lệnh được áp dụng tương tự đối với các ủy ban chuyên môn và các ban chỉ đạo, trong đó "hội đồng" được hiểu là "ủy ban chuyên môn" hoặc "ban chỉ đạo", "chủ tịch" được hiểu là "giám khảo chính", "phó chủ tịch" được hiểu là "phó giám khảo chính", "thành viên ủy ban" được hiểu là "thành viên ủy ban chuyên môn" hoặc "thư ký", và "chủ tịch" được hiểu là "chủ tịch".
2 Các quy định tại Khoản 4 và các Điều từ 2 đến 7 và Điều 18 của Quy chế này được áp dụng tương tự đối với các Ủy ban đặc biệt và Ủy ban chỉ đạo.
3 Các quy định tại Điều 8 đến Điều 15 của Quy chế này được áp dụng tương tự đối với Ban Chấp hành.
4. Một thành viên ủy ban tham gia cuộc họp Hội đồng thông qua hệ thống hội nghị qua Web (một hệ thống cho phép các bên giao tiếp trong khi vẫn biết được tình hình của nhau bằng cách gửi và nhận video và âm thanh) sẽ được coi là thành viên ủy ban có mặt tại cuộc họp, ngay cả khi địa điểm tham gia không phải là địa điểm họp.
　(Phái đoàn đến Ban Chấp hành)
Điều 17 Những vấn đề được giao cho Ban Chấp hành theo quy định tại Điều 8, Khoản 5 của Pháp lệnh như sau:
　(1) Những thay đổi nhỏ đối với các kế hoạch cảng được quy định tại Điều 1-6 của Quy định thực thi luật cảng và bến cảng (Sắc lệnh số 98 năm 1951 của Bộ Giao thông vận tải)
　(2) Về việc chỉ định công trình xây dựng chịu gánh nặng quy định tại Điều 4, Khoản 1 của Pháp lệnh Phí cải thiện môi trường Cảng thành phố Yokohama (Pháp lệnh thành phố Yokohama số 8, tháng 3 năm 1980)
(Cuộc họp bằng văn bản)
Điều 18 Trường hợp Chủ tịch xét thấy không thể tổ chức họp vì lý do bất khả kháng thì có thể gửi thông báo đến các thành viên Ủy ban, kèm theo tài liệu chương trình nghị sự, mẫu nghị quyết và các tài liệu khác để xin ý kiến ​​chấp thuận hoặc không chấp thuận và cho ý kiến ​​về từng nội dung trong chương trình nghị sự. Trong trường hợp này, Chủ tịch ra quyết định căn cứ vào nghị quyết được trình lên đúng thời hạn quy định, theo chương trình họp do điều lệ quy định.
2 Trường hợp Chủ tịch vắng mặt theo quy định tại khoản trước, v.v. thì thực hiện theo quy định triệu tập họp theo quy chế này.
3 Đối với thủ tục quy định tại Khoản 1, các hành vi quy định tại Điều 9 đến Điều 12 được thay thế bằng việc công bố biên bản, tài liệu họp, v.v.

Các điều khoản bổ sung
　Quy định này có hiệu lực kể từ ngày 15 tháng 7 năm 1969.
　Các điều khoản bổ sung (tháng 11 năm 1975, Quy định số 1)
　Quy định này có hiệu lực kể từ ngày 13 tháng 11 năm 1975.
　Các điều khoản bổ sung (Tháng 12 năm 1979, Quy định số 1)
　Quy định này có hiệu lực kể từ ngày 1 tháng 4 năm 1980.
　Các điều khoản bổ sung (Tháng 2 năm 1998, Quy định số 1)
　Quy định này có hiệu lực kể từ ngày 6 tháng 2 năm 1998.
　Các điều khoản bổ sung (Tháng 10 năm 2000, Quy định số 1)
　Quy định này có hiệu lực kể từ ngày 2 tháng 10 năm 2000.
Quy định bổ sung (Quy định số 1 tháng 12 năm 2020)
Quy định này có hiệu lực kể từ ngày 17 tháng 12 năm 2020.