- Trang đầu của Thành phố Yokohama
- Thông tin thành phố
- Quản lý hành chính và kiểm toán
- Tiết lộ thông tin và bảo vệ thông tin cá nhân
- Hệ thống bảo vệ thông tin cá nhân
- Ủy ban đánh giá bên thứ ba của thành phố Yokohama về bảo vệ thông tin cá nhân
- Kết quả của các hành động được thực hiện để phản hồi các ý kiến trong báo cáo
- Các biện pháp thực hiện để phản hồi các ý kiến trong báo cáo kiểm tra tại chỗ (vòng 1 năm tài chính 2006)
Văn bản chính bắt đầu ở đây.
Các biện pháp thực hiện để phản hồi các ý kiến trong báo cáo kiểm tra tại chỗ (vòng 1 năm tài chính 2006)
Cập nhật lần cuối: 30 tháng 7 năm 2024
Có thể xem toàn văn báo cáo kiểm tra tại chỗ trên trang liệt kê báo cáo.
| Ngày thi | Ngày 7 tháng 7 năm 2006 |
|---|---|
| Đối tượng thử nghiệm | Cục Y tế và Phúc lợi, Sở Y tế và Phúc lợi, Sở Dịch vụ Phường Naka |
Cục Y tế và Phúc lợi, Ban Phúc lợi và Y tế
| Tóm tắt ý kiến | Nên thường xuyên kiểm tra và xem xét dữ liệu đã được chỉnh sửa đúng theo mẫu yêu cầu chỉnh sửa hay chưa và có xảy ra bất kỳ xử lý bất thường nào không. |
|---|---|
| Các biện pháp đã thực hiện | Kiểm toán thường xuyên được tiến hành mỗi năm tài chính một lần. Chúng tôi sẽ xem xét và triển khai các phương pháp kiểm tra và thử nghiệm hiệu quả cho hệ thống mới để có thể xác nhận, tại các thời điểm thích hợp, bao gồm cả trong các cuộc kiểm toán này, rằng không có xử lý bất thường nào được thực hiện ngoài các hướng dẫn làm việc. |
| Tóm tắt ý kiến | Khi hệ thống được sửa đổi, nhật ký truy cập khi dữ liệu được tham chiếu cũng phải được lưu lại và các biểu mẫu cho phép kiểm tra nhật ký truy cập phải được cung cấp tại các văn phòng khoa và các địa điểm khác để có thể kiểm tra tại chỗ. |
|---|---|
| Các biện pháp đã thực hiện | Việc lưu trữ nhật ký truy cập tại thời điểm truy cập có tác dụng ngăn chặn việc truy cập trái phép vào thông tin cá nhân, do đó hệ thống mới sẽ được xây dựng và vận hành theo quy định của “Hướng dẫn ghi lại các cập nhật dữ liệu, tìm kiếm và các hoạt động khác sử dụng thiết bị đầu cuối trong hệ thống ghi lại thông tin cá nhân” (Quy định chung I số 120, ngày 25 tháng 8 năm 2003). |
| Tóm tắt ý kiến | Để ngăn ngừa việc cấp nhầm tại quầy, người ta tin rằng sẽ hiệu quả khi công khai đầy đủ các phương pháp tìm kiếm mong muốn để xác định danh tính cá nhân trong hệ thống; Tuy nhiên, hiện nay, mỗi khoa sử dụng nhiều phương pháp tìm kiếm khác nhau và chưa có hướng dẫn thống nhất nào được xây dựng. Cục và các phường nên phối hợp với nhau để xây dựng phương pháp tìm kiếm hợp lý và ưu tiên nhất cho hệ thống này, cung cấp cho từng phường như một hướng dẫn chuẩn và triển khai trên toàn thành phố Yokohama. Ngoài ra, hệ thống mới phải được trang bị chức năng tìm kiếm đáng tin cậy và nhanh chóng, phù hợp với quy mô dân số của thành phố Yokohama. |
|---|---|
| Các biện pháp đã thực hiện | Để đáp lại những lời chỉ trích này, chúng tôi đã biên soạn một hướng dẫn về cách tìm kiếm. Ngoài ra, nội dung này cũng sẽ được đưa vào mục giải thích trong chương trình đào tạo người dùng được tiến hành mỗi năm một lần. Ngoài ra, để đáp ứng phản hồi của người dùng, thiết kế cơ bản của hệ thống mới cho năm tài chính 2018 sẽ áp dụng các tiêu chuẩn công nghệ mới nhất cho tìm kiếm cá nhân, bao gồm "tìm kiếm mơ hồ", thay vì chỉ giới hạn ở phương pháp tìm kiếm hiện tại là hai hoặc nhiều ký tự kana và ngày sinh. |
| Tóm tắt ý kiến | Chúng tôi đề xuất nên cân nhắc khóa phòng máy chủ, ít nhất là khi người cuối cùng trong phòng rời đi. Ngoài ra, nếu dự đoán có các cuộc tấn công độc hại hoặc gian lận, chúng tôi đề xuất rằng việc lắp đặt camera an ninh nên được cân nhắc là nhiệm vụ trong tương lai. |
|---|---|
| Các biện pháp đã thực hiện | Chúng tôi đã quyết định khóa phòng máy chủ và đã ra lệnh lắp đặt. Ngoài ra, hiện nay, việc ra vào tòa nhà vẫn được kiểm soát bằng thẻ từ dành cho nhân viên và công ty giao hàng, những người khác phải nộp danh sách nhân viên, đeo thẻ tên và liên hệ với chúng tôi trước, và cửa chỉ được mở sau khi xác nhận qua hệ thống liên lạc nội bộ. Tuy nhiên, hiện tại chúng tôi đang chuẩn bị lắp đặt camera an ninh trong năm tài chính 2018 để ngăn chặn rò rỉ thông tin cá nhân. 【bổ sung】 Phòng máy chủ đã được khóa và camera an ninh đã được lắp đặt trong năm tài chính 2006. |
| Tóm tắt ý kiến | Mặc dù các quy định an ninh nội bộ của nhà thầu là bí mật, chúng tôi đề xuất thành phố cân nhắc tiến hành khảo sát hoặc các biện pháp khác để kiểm tra xem các biện pháp cần thiết có được thực hiện hay không và lưu giữ hồ sơ. |
|---|---|
| Các biện pháp đã thực hiện | Mặc dù các quy định nội bộ của thành phố liên quan đến an ninh cho nhà thầu sẽ được giữ bí mật, thành phố sẽ xem xét các cách để xác minh xem các nhà thầu có thực hiện các biện pháp an ninh cần thiết hay không và lưu giữ hồ sơ về các biện pháp này. |
| Tóm tắt ý kiến | Người ta nói rằng hệ thống mới sẽ có khả năng in ra danh sách người dùng và những thông tin tương tự, nhưng chúng tôi đề xuất rằng cần cân nhắc ngay đến cách quản lý dữ liệu đã tải xuống, v.v. |
|---|---|
| Các biện pháp đã thực hiện | Để tăng tính tiện lợi, chúng tôi đang cân nhắc việc tạo hệ thống mới cho phép các phòng ban in dữ liệu thống kê và danh sách người dùng, do đó chúng tôi cũng sẽ cân nhắc các quy tắc quản lý dữ liệu đã tải xuống. |
| Tóm tắt ý kiến | Nhiều vụ giao hàng nhầm xảy ra cho đến nay có thể tránh được bằng cách áp dụng phương pháp giao hàng theo phong bì mở. Khi giới thiệu hệ thống mới, chúng tôi đề xuất xác định các nhiệm vụ hiện đang được thực hiện theo năm luật phúc lợi, chẳng hạn như gửi các tài liệu như quyết định và xem xét liệu có thể gửi các tài liệu này trong phong bì có cửa sổ hay không. Ngoài ra, mặc dù điều này có thể áp dụng cho toàn bộ hệ thống của Thành phố Yokohama, chúng tôi tin rằng bằng cách chuẩn hóa vị trí in địa chỉ và chuẩn hóa tiêu chuẩn cho phong bì mở cửa sổ, chúng tôi cũng có thể kỳ vọng giảm chi phí như sản xuất phong bì. |
|---|---|
| Các biện pháp đã thực hiện | Chúng tôi tin rằng sử dụng phong bì có cửa sổ là một cách hiệu quả để ngăn ngừa việc chuyển nhầm và ngay cả theo hệ thống hiện tại, các tiêu chuẩn về phong bì có cửa sổ dành cho bưu điện và phường đều đã được chuẩn hóa. Với hệ thống mới, chúng tôi sẽ thảo luận và xem xét việc mở rộng phạm vi tài liệu được áp dụng, với giả định là chuẩn hóa các tiêu chuẩn, với các phòng ban có liên quan. |
Phòng Dịch vụ Phường Naka
| Tóm tắt ý kiến | Tủ lưu trữ hồ sơ chi tiêu công không có cửa. Sau khi hoàn thành công việc, hàng rào di động sẽ được lắp đặt để ngăn chặn việc xâm nhập, nhưng không nên lưu trữ thông tin cá nhân trong tủ khóa không khóa. Đây là vấn đề cần được cải thiện càng sớm càng tốt, nhưng về lâu dài, cần phải kiểm tra xem thông tin cá nhân có được lưu trữ ở những nơi không có khóa hay không, bao gồm cả các hoạt động kinh doanh khác, và đặt ra thứ tự ưu tiên trước khi thực hiện cải thiện. |
|---|---|
| Các biện pháp đã thực hiện | Hơn 90% tài liệu do Sở Dịch vụ quản lý và lưu trữ, bao gồm hồ sơ chi tiêu công quỹ đang được đề cập, đều chứa thông tin cá nhân. Trong khi đó, khoảng 70% kho lưu trữ quản lý và lưu trữ tài liệu không có cửa hoặc nếu có thì cũng không thể khóa được. Ngoài ra, do khối lượng công việc và nhân sự tăng lên gần đây, nơi làm việc ngày càng trở nên chật chội hơn và không còn đủ không gian để lưu trữ hồ sơ cần thiết, nghĩa là không thể sắp xếp và quản lý hồ sơ một cách hợp lý. Chúng tôi nhận thấy rằng việc quản lý thông tin cá nhân đúng cách, như đã nêu, là một vấn đề cực kỳ quan trọng và sẽ bảo vệ không gian cần thiết một cách có hệ thống cũng như chuẩn bị các kho lưu trữ có thể khóa được trong tương lai. |
| Tóm tắt ý kiến | Trong chương trình cung cấp, cho mượn phương tiện sinh hoạt cho người khuyết tật (trẻ em), ngay cả thông tin cá nhân cần thiết để chính quyền xác định danh tính cá nhân và quyết định cung cấp, cho mượn phương tiện cũng không cần đưa vào hồ sơ gửi doanh nghiệp. Nên giới hạn thông tin cá nhân ở mức cần thiết và không thể thiếu cho doanh nghiệp. Hãy cân nhắc việc cải tiến hệ thống mới. |
|---|---|
| Các biện pháp đã thực hiện | Với hệ thống mới, chúng tôi sẽ xem xét cẩn thận tính cần thiết của việc cung cấp thông tin cho doanh nghiệp và cân nhắc việc hạn chế các mục thông tin. (Phản hồi từ Cục Y tế và Phúc lợi, Ban Phúc lợi Người khuyết tật) |
| Tóm tắt ý kiến | Trong chương trình cung cấp, cho mượn phương tiện sinh hoạt cho người khuyết tật (trẻ em), thủ tục sau khi tiếp nhận hồ sơ giống như một cuộc tiếp sức từ người này sang người khác, khiến việc giám sát toàn bộ quá trình trở nên bất khả thi và khó xác nhận được quá trình đã hoàn tất. Chúng tôi đề xuất rằng hệ thống mới được thiết kế để cho phép xác nhận và ghi lại toàn bộ quá trình từ khi nhập đơn đăng ký cho đến khi phê duyệt và hoàn tất việc niêm phong. Nhiều tài liệu chứa thông tin cá nhân mà Bộ phận Dịch vụ gửi qua thư được in ra từ hệ thống Luật Phúc lợi Năm. Phần địa chỉ giao hàng trong danh sách kiểm tra bưu chính hiện đang được viết tay hoặc sử dụng trình xử lý văn bản, nhưng chúng tôi đề xuất rằng theo hệ thống Luật Phúc lợi Năm mới, cần cân nhắc việc tạo "Danh sách kiểm tra bưu chính thông tin cá nhân" liệt kê tất cả các tài liệu cần gửi. |
|---|---|
| Các biện pháp đã thực hiện | Vì có nhiều phòng ban tham gia vào quá trình xử lý hành chính nên chúng tôi sẽ cân nhắc đưa chức năng liệt kê trạng thái xử lý vào hệ thống mới để có thể quản lý tiến độ chung. Liên quan đến danh sách kiểm tra thông tin cá nhân qua đường bưu điện, chúng tôi sẽ tiếp tục xem xét khả năng sử dụng hệ thống để xử lý việc này và nỗ lực ngăn chặn việc gửi thông tin đến sai địa chỉ. (Phản hồi từ Cục Y tế và Phúc lợi, Ban Phúc lợi Người khuyết tật) |
| Tóm tắt ý kiến | Mặc dù đây là vấn đề của toàn bộ tòa thị chính, chúng tôi đề xuất họ cân nhắc chuyển sang đóng gói và niêm phong tự động đối với các lô hàng khối lượng lớn và giao cho các công ty theo hợp đồng, thay vì để nhân viên làm thủ công. |
|---|---|
| Các biện pháp đã thực hiện | Các cơ quan liên quan đang thúc đẩy việc thuê ngoài các hoạt động gửi thư số lượng lớn như một biện pháp phòng ngừa các tai nạn như giao nhầm hàng và hiện tại, nhân viên của Sở Dịch vụ Naka Ward không tham gia vào các hoạt động đóng gói số lượng lớn hoặc gửi thư số lượng lớn. Chúng tôi tin rằng đây là biện pháp hiệu quả để ngăn ngừa các tai nạn như giao nhầm hàng và sẽ tiếp tục thúc đẩy các cơ quan chức năng có liên quan thúc đẩy biện pháp này. (Phản hồi từ Phòng Dịch vụ Phường Naka và Phòng Thông tin Công dân, Cục Xúc tiến Sức sống Công dân) |
Thắc mắc về trang này
Phòng Thông tin Công dân, Văn phòng Thông tin Công dân, Văn phòng Công dân
điện thoại: 045-671-3883
điện thoại: 045-671-3883
Fax: 045-664-7201
Địa chỉ email: [email protected]
ID trang: 756-609-932
