Hỏi & Đáp về các cuộc họp chung và việc nộp báo cáo kinh doanh của các công ty NPO do ảnh hưởng của COVID-19

1 Sự kiện không thể bị bỏ qua. Theo luật định (Đạo luật thúc đẩy các hoạt động phi lợi nhuận cụ thể, sau đây gọi là "Đạo luật"), chúng tôi phải tổ chức cuộc họp chung thường kỳ của các thành viên một lần mỗi năm (Điều 14-2 của Đạo luật).

2. Đại hội đồng được triệu tập khi có trên một nửa số thành viên chính thức tham dự (Điều 25 của Luật). Tuy nhiên, nếu điều lệ công ty có quy định đặc biệt thì cuộc họp phải được tổ chức theo đúng điều lệ công ty đó.
Sau đây là những phương pháp có thể áp dụng để tổ chức đại hội đồng trong bối cảnh chịu ảnh hưởng của loại vi-rút corona mới.
(1) Nếu cuộc họp được tổ chức trực tiếp tại một địa điểm, số lượng người tối thiểu cần thiết để điều hành cuộc họp chung (số lượng chủ tọa, người ký biên bản và người điều hành, v.v., phải được xác nhận trong điều lệ công ty) sẽ tham dự và các thành viên thường trực khác có thể bỏ phiếu bằng văn bản, bằng cách ủy quyền (cả hai cách đều có thể thực hiện ngay cả khi điều lệ công ty không có quy định đặc biệt nào) hoặc bằng phương tiện điện từ (không thể thực hiện trừ khi có quy định đặc biệt nào đó trong điều lệ công ty).
(2) Đại hội đồng trực tuyến (xem Q3 để biết chi tiết)
(3) Cuộc họp chung được coi là (xem Q4 để biết chi tiết)

3. Có, điều đó hoàn toàn có thể. Về việc tổ chức đại hội đồng trực tuyến, có thể tổ chức mà không cần điều khoản đặc biệt trong điều lệ công ty, vì nó được coi là đáp ứng các điều kiện tương tự như đại hội đồng thông thường bằng cách sử dụng công nghệ thông tin và mạng để đảm bảo truyền thông tin hai chiều và tức thời thông qua các cơ sở và môi trường. Tuy nhiên, xét về góc độ quản lý doanh nghiệp hợp lý, nên sửa đổi điều lệ công ty kịp thời và nêu rõ điều này trong điều lệ công ty.

4. Đại hội đồng được coi là đại hội đồng mà tại đó các quyết định được đưa ra mà không thực sự phải họp đại hội đồng (Điều 14-9 của Luật). Nếu tất cả các thành viên chính thức bày tỏ sự đồng ý bằng văn bản hoặc bằng hồ sơ điện tử thì nghị quyết có thể được thông qua. Tuy nhiên, nếu chỉ có một người không đồng ý thì nghị quyết không thể được thông qua. Có thể tổ chức họp ngay cả khi điều lệ công ty không có quy định đặc biệt, nhưng xét về góc độ quản lý doanh nghiệp hợp lý, nên sửa đổi điều lệ công ty kịp thời và nêu rõ trong điều lệ công ty.

5. Không thể bỏ qua. Kiểm toán không thể bị bỏ qua vì về mặt pháp lý, chúng được xác định là một phần nhiệm vụ của kiểm toán viên (Điều 18 của Đạo luật). Ngoài ra, khi tổ chức đại hội đồng thường niên, thông thường phải đưa báo cáo tài chính vào chương trình nghị sự và báo cáo phải có chữ ký của kiểm toán viên. Ngoài ra, nếu kiểm toán viên không thể tham dự cuộc họp chung vì lý do bất khả kháng, chủ tịch có thể đọc báo cáo kiểm toán thay mặt kiểm toán viên đó.

6. Mọi nội dung khác ngoài nội dung trực tuyến phải được đưa vào điều lệ công ty để có thể thực hiện. Đặc biệt, khi một chủ tịch mới được bầu bằng hình thức bỏ phiếu chung của hội đồng quản trị, việc đưa điều này vào điều lệ công ty là bắt buộc, vì đây sẽ là mục phải được đăng ký với Cục Pháp chế.

7. Việc nộp báo cáo kinh doanh hàng năm và các tài liệu khác cho các cơ quan có thẩm quyền là bắt buộc và không được phép bỏ qua việc nộp (Điều 29 của Luật).

8. Không có sự gia hạn thời hạn nộp hồ sơ (tính đến ngày 28 tháng 5, Văn phòng Nội các vẫn chưa có thông báo nào).
Tuy nhiên, Văn phòng Nội các đã yêu cầu, như một biện pháp hoạt động, rằng trong trường hợp nộp chậm các báo cáo kinh doanh, v.v. (Điều 29 của Đạo luật) và các quy định về thù lao của ban điều hành, v.v. (Điều 55 của Đạo luật) với thời hạn nộp từ ngày 1 tháng 1 năm 2020 đến cuối tháng 6 năm 2020, thì không được đưa ra lời nhắc nào cho đến cuối tháng 9 năm 2020 (yêu cầu có ngày 21 tháng 4) và Thành phố sẽ phản hồi theo yêu cầu này.
Nếu bạn nộp báo cáo kinh doanh sau thời hạn, vui lòng thêm một tuyên bố giải thích lý do chậm trễ.