Tập 9: "Chúng ta hãy nói chuyện với thị trưởng!"

Hiệp hội Oguchi Nakamachi Ikeshitacho có hình dạng giống như các công cụ bằng đá như đầu mũi tên và rìu đá mà tổ tiên chúng ta từng sử dụng. Vì nằm trên vùng đồi núi nên có sự chênh lệch độ cao, mức chênh lệch tối đa khoảng 30m. Những ngôi nhà san sát nhau và những con đường thì hẹp. Hầu hết các con đường đều quanh co nên bạn không thể quay đầu xe khi đã đi vào, ngoài ra còn có cầu thang. Chỉ có một con đường duy nhất có thể đưa bạn từ chân đồi lên đỉnh đồi.
Từ khi tôi trở thành chủ tịch hội khu phố, đã có một số vụ cháy xảy ra trong khu phố, nhưng khi xảy ra hỏa hoạn, xe cứu hỏa rất khó tiếp cận khu vực đó và phải mất rất nhiều thời gian để đội cứu hỏa đến hiện trường, đôi khi họ đến quá muộn, vì vậy tôi cảm thấy rất nguy hiểm.
Đúng 10 năm trước, một đội hỗ trợ thảm họa đã được thành lập tại một hiệp hội khu phố với tám điểm hành động trong tâm trí: "Xác nhận nhu cầu hỗ trợ", "Thiết lập hệ thống hoạt động", "Xác định những người cần hỗ trợ", "Xây dựng mối quan hệ hàng ngày", "Quyết định cách hỗ trợ những người cần hỗ trợ", "Dự đoán tình huống thảm họa", "Tuyển người ủng hộ" và "Quyết định người ủng hộ". Vào thời điểm đó, chưa có ứng dụng nào cả, vì vậy chúng tôi phải vắt óc suy nghĩ và cùng nhau đưa ra ý tưởng về việc cần làm. Tuy nhiên, để có thể thực hiện dự án này thông qua hiệp hội khu phố, chúng tôi đã bắt đầu tuyển dụng mọi người tham gia và thành lập một nhóm hỗ trợ. Kể từ đó, chúng tôi đã giới thiệu ứng dụng và trở thành một tổ chức mạnh mẽ hơn với số lượng thành viên hiện tại là 81.
Đồng thời, chúng tôi cũng tiến hành tìm hiểu thông tin về những người cần hỗ trợ mỗi năm một lần. Chúng tôi kêu gọi mọi hộ gia đình trong khu phố giơ tay nếu có ai đó cần hỗ trợ trong trường hợp khẩn cấp, từ các bà mẹ mang thai và gia đình có trẻ nhỏ cho đến ông bà 100 tuổi.
Sau khi xác định được "những người cần hỗ trợ" và "các thành viên nhóm hỗ trợ", các thành viên sẽ được phân công chịu trách nhiệm chăm sóc những người cụ thể cần hỗ trợ, tạo ra một hệ thống trong đó một nhóm hỗ trợ sẽ được ghép đôi với ít nhất hai thành viên để hỗ trợ trong trường hợp khẩn cấp.

Tôi muốn nói về cách nhóm hỗ trợ sử dụng ứng dụng. Vào thời điểm bình thường, ứng dụng này được sử dụng như một công cụ giao tiếp giữa các viên chức thị trấn và từng hộ gia đình, và giữa các viên chức thị trấn với nhau. Tuy nhiên, khi thảm họa xảy ra và người quản trị đặt ở chế độ thảm họa, các thành viên đã đăng ký của thị trấn có thể chọn một trong ba tùy chọn - "An toàn", "Vui lòng liên hệ với tôi" hoặc "Vui lòng yêu cầu hỗ trợ khẩn cấp" - và thông tin an toàn của họ có thể được xem bởi tất cả các thành viên khác của thị trấn đã đăng ký ứng dụng. Không có vấn đề gì nếu để nguyên như vậy đối với những người đã nhập "Tôi an toàn", vì vậy chúng tôi chỉ cần thực hiện hành động đối với những người đã nhập "Tôi muốn được liên hệ" hoặc "Tôi muốn được hỗ trợ khẩn cấp". Trước khi ứng dụng này ra mắt, ngay cả khi các thành viên nhóm hỗ trợ đến trực tiếp nhà những người cần hỗ trợ để lấy thông tin thì cũng không có cách nào để tổng hợp thông tin đó. Tôi nghĩ sẽ mất khoảng ba giờ để mang thông tin về trụ sở chính và tổng hợp chúng.

Ba giờ sẽ mất rất nhiều thời gian.

Khi sử dụng ứng dụng, chỉ cần người dùng đã đăng ký nhập thông tin chính xác thì thông tin có thể được thu thập nhanh chóng.

Chúng tôi hiểu rằng có khoảng 120 người trong 100 hộ gia đình trong khu phố cần được hỗ trợ, bao gồm cả người già sống một mình hoặc sống với người khác. Chúng tôi quyết định cung cấp cho những người này tài khoản ứng dụng, bất kể họ có điện thoại thông minh hay không và đối với những người không có điện thoại thông minh, một thành viên trong nhóm hỗ trợ của chúng tôi sẽ nhập thông tin thay mặt họ.

Khi bạn nói đến nhân viên hỗ trợ, điều đó có nghĩa là những thành viên cụ thể sẽ phụ trách những cá nhân cụ thể cần hỗ trợ phải không?

Đúng vậy. Khi được chỉ định trong ứng dụng, tên của những người có thể nhập thông tin thay mặt bạn trong trường hợp xảy ra thảm họa sẽ được hiển thị cho nhân viên hỗ trợ.
Ngược lại, nếu không thể xác nhận thông tin từ nhân viên hỗ trợ, điều đó có nghĩa là nhóm hỗ trợ không thể phản hồi, do đó, bây giờ có thể thực hiện hành động như cử các thành viên khác trong nhóm hỗ trợ đi kiểm tra người cần hỗ trợ.
Chức năng xác nhận an toàn không chỉ cho phép bạn nhập ba mục tôi đã đề cập trước đó mà còn cho phép bạn đăng thông tin vị trí, ảnh và thông tin âm thanh để tất cả người dùng đã đăng ký có thể xem. Bằng cách nắm bắt chính xác tình hình tại thời điểm xảy ra thảm họa, chúng tôi tin rằng chúng tôi có thể tạo ra một hệ thống cho phép tập trung nguồn lực hỗ trợ đến nơi cần thiết.
Sự ra đời của CNTT đã giúp các cuộc họp của hội đồng khu phố có thể diễn ra từ xa mà không cần giấy tờ. Tôi cũng nghĩ rằng giao tiếp hai chiều đã trở nên nhanh hơn. Hội trẻ em đã bãi bỏ việc sử dụng tờ rơi, chúng tôi tin rằng điều này đã đặt nền tảng cho tương lai của các hiệp hội khu phố không cần giấy tờ.
Trong trường hợp xảy ra thảm họa, tôi tin rằng chúng ta có thể nhanh chóng tổng hợp thông tin để xác nhận sự an toàn của mọi người và đảm bảo phương tiện liên lạc. Ngoài ra, bằng cách cho phép tất cả người dùng đã đăng ký ứng dụng nắm bắt tình hình thiệt hại trong khu vực của họ theo thời gian thực, ngay cả những người không phải là thành viên của nhóm hỗ trợ cũng có thể hành động tùy theo tình hình. Nhiều người không có mặt ở khu vực đó vào ban ngày, nhưng nếu họ biết điều này, họ sẽ biết ai cần phải tiếp quản, điều mà tôi tin là sẽ giúp các giám đốc điều hành ứng phó thảm họa dễ dàng hơn.

Một số người cho rằng Internet và mạng xã hội có tác động tiêu cực làm giảm sự giao tiếp giữa mọi người, nhưng mặt khác, như bạn vừa đề cập, chúng cũng là những ví dụ điển hình về cách chúng có thể giúp mọi người kết nối với nhau dễ dàng hơn.

Ngày nay, ngay cả người lớn tuổi cũng có thể sử dụng điện thoại thông minh thành thạo.
Trước đây, mọi người không biết phải báo cáo với ai khi có chuyện gì đó xảy ra trong thị trấn, như "mất điện", nên họ thường liên hệ với chủ tịch để báo cáo mọi chuyện. Bây giờ, khi họ đăng lên ứng dụng, người phụ trách sẽ nhìn thấy và có thể phản hồi ngay lập tức.

Bằng cách đăng câu hỏi cho một số lượng người không xác định, chắc chắn sẽ có người trả lời. tuyệt vời. Đây thực sự là một ví dụ hay. Thật tuyệt vời phải không?
Tuy nhiên, thực tế là các hiệp hội khu phố khác chậm áp dụng hệ thống này dường như là do người dân không muốn thử. Tôi nghĩ rằng có khả năng cao gánh nặng sẽ giảm bớt nếu số hóa được áp dụng.

Việc vận hành một ứng dụng đòi hỏi phải có người quản lý nên có thể khó chỉ định người quản trị. Kể cả khi bạn muốn giới thiệu, tôi nghĩ việc bạn có một người như vậy hay không cũng tạo nên sự khác biệt lớn, và nếu bạn không có, tôi nghĩ sẽ rất khó để giới thiệu.

Có vẻ như không nhất thiết phải có những người trong các hiệp hội khu phố có hiểu biết về công nghệ số.

Tôi nghĩ là có một người như thế. Tôi thường có cơ hội tham dự nhiều cuộc họp khác nhau và có một số người có những ý tưởng tuyệt vời. Tuy nhiên, tôi nghĩ rất khó để tiếp cận được những người như vậy.

Với tư cách là một cơ quan hành chính, chúng tôi muốn truyền đạt những lợi ích của việc giới thiệu những loại ứng dụng này và cũng xem xét cách giải quyết các vấn đề đã đề cập trước đó, chẳng hạn như những vấn đề liên quan đến quản trị viên.
Với tư cách là ủy viên phúc lợi, ông đã thấy những thay đổi nào kể từ khi ứng dụng này ra mắt? Nếu bạn có ví dụ hay quan sát nào hay, vui lòng cho chúng tôi biết.

Đã hơn một năm kể từ khi tôi trở thành nhân viên phúc lợi, nhưng tôi không nghĩ ứng dụng này có bất kỳ hữu ích trực tiếp nào. Công việc của nhân viên phúc lợi liên quan đến việc tiếp nhận nhiều thông tin khác nhau từ người dân địa phương. Tôi phải kiềm chế chia sẻ những thông tin như vậy với các hiệp hội khu phố, nhưng tôi cũng tự đăng ký trên ứng dụng, vì vậy khi thảm họa xảy ra, nếu tôi biết mức độ thiệt hại trong khu vực, tôi sẽ có thể hình dung được tình hình của những người mà tôi tiếp xúc hàng ngày với tư cách là thành viên của ủy ban phúc lợi. Vào thời điểm đó, tôi nghĩ mình sẽ có thể hợp tác với các thành viên hỗ trợ khác và đi giúp đỡ. Khi thảm họa như vậy xảy ra, tôi tin rằng chúng ta có thể giúp đỡ lẫn nhau bằng cách cung cấp phản hồi cho hiệp hội khu phố bằng thông tin chúng tôi có với tư cách là nhân viên phúc lợi.
Tuy nhiên, tôi nghĩ rằng việc giới thiệu ICT cho tất cả các nhân viên phúc lợi trong hội đồng nhân viên phúc lợi quận và nhân viên phúc lợi trẻ em chẳng hạn sẽ là một rào cản rất lớn.