Về việc xử lý thông tin cá nhân trong các hiệp hội khu phố

Đạo luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân đã được sửa đổi vào tháng 9 năm 2015 và sau ngày có hiệu lực là 30 tháng 5 năm 2017, tất cả các doanh nghiệp, bao gồm cả các hiệp hội khu phố, sẽ được yêu cầu xử lý thông tin cá nhân theo các quy định của Đạo luật.

Nếu sử dụng một cách khôn ngoan, thông tin cá nhân có thể giúp xây dựng các mối quan hệ trực tiếp. Việc biết mặt và tên của nhau giúp nuôi dưỡng lòng tin và sự hỗ trợ lẫn nhau, dẫn đến việc tạo ra một cộng đồng địa phương nơi mọi người có thể chung sống trong hòa bình. Mặc dù việc bảo vệ thông tin cá nhân là cần thiết, nhưng phản ứng thái quá có thể làm suy yếu mối quan hệ cộng đồng và cản trở các hoạt động tại địa phương cũng như sự hỗ trợ lẫn nhau trong thời điểm thiên tai.
Cần phải quản lý thông tin cá nhân một cách hợp lý và sử dụng hiệu quả trong trường hợp khẩn cấp. Chúng tôi tin rằng việc hiểu thông tin thành viên là điều cần thiết để điều hành một hiệp hội khu phố, vì vậy chúng tôi đã tạo ra một hướng dẫn để giải thích cụ thể những gì bạn nên làm khi tạo và quản lý danh sách. Vui lòng quản lý thông tin cá nhân của bạn một cách phù hợp và sử dụng nó để đảm bảo các hoạt động của cộng đồng địa phương diễn ra suôn sẻ trong tương lai.

1. Hướng dẫn xử lý thông tin cá nhân cho các hiệp hội khu phố (PDF: 914KB)

2. Ví dụ và mẫu (cũng có trong hướng dẫn) Vui lòng sử dụng mẫu này nếu hiệp hội khu phố hoặc hội đồng địa phương của bạn muốn sử dụng làm tài liệu tham khảo. )

(1) Quy tắc xử lý thông tin cá nhân (ví dụ) (Word: 29KB)
(2) Ví dụ danh sách thành viên (Word: 25KB)
(3) Ví dụ về yêu cầu hợp tác trong việc tạo danh sách thành viên (Word: 26KB)
(4) Mẫu đơn xin thành lập hội khu phố (Word: 26KB)
(5) Bản ghi thông tin cá nhân được cung cấp cho bên thứ ba (ví dụ) (Word: 29KB)
(6) Bản ghi nhận thông tin cá nhân do bên thứ ba cung cấp (ví dụ) (Word: 29KB)

3. Hỏi & Đáp về việc xử lý thông tin cá nhân trong các hiệp hội khu phố (PDF: 426KB)

1. Khi thu thập thông tin cá nhân, hãy xác định mục đích sử dụng thông tin đó và thông báo mục đích đó cho cá nhân đó.
2. Thông tin cá nhân sẽ không được sử dụng cho bất kỳ mục đích nào khác ngoài mục đích đã nêu
3. Khi chuyển thông tin cá nhân cho bên thứ ba, phải có sự đồng ý của cá nhân đó.
4. Đối với thông tin cá nhân cần được xem xét đặc biệt, thông tin đó phải được sự đồng ý của cá nhân đó.
5. Trả lời yêu cầu của cá nhân về việc tiết lộ hoặc chỉnh sửa thông tin cá nhân
6. Quản lý thông tin cá nhân thu thập được một cách an toàn
7. Trả lời khiếu nại

Vui lòng tham khảo hướng dẫn để biết chi tiết.