Thủ tục phê duyệt tổ chức cộng đồng địa phương (thành lập hội khu phố)

　Hệ thống phê duyệt này được thành lập thông qua sửa đổi Đạo luật Tự chủ Địa phương vào ngày 2 tháng 4 năm 1991, với mục đích cho phép các hiệp hội khu phố sở hữu hoặc có kế hoạch sở hữu bất động sản có được tư cách công ty và đăng ký bất động sản dưới tên các tổ chức đó.
　Với việc sửa đổi Đạo luật Tự chủ Địa phương thông qua "Đạo luật về việc Phát triển các Luật liên quan để Thúc đẩy Cải cách nhằm Tăng cường Quyền tự chủ và Độc lập của Khu vực" (Đạo luật Phân cấp Địa phương Toàn diện lần thứ 11), có hiệu lực vào ngày 26 tháng 11 năm 2021, hiện nay chính quyền địa phương có thể có được tư cách pháp nhân, bất kể họ sở hữu hay có kế hoạch sở hữu bất động sản, để tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động chung của khu vực.

　Hệ thống này dành cho các tổ chức được thành lập dựa trên mối quan hệ địa phương của những người sống trong một khu vực nhất định (sau đây gọi là "tổ chức quan hệ địa phương"). Luật này nhắm vào các hiệp hội khu phố và hiệp hội chính quyền địa phương, vì vậy không áp dụng cho các loại tổ chức sau:
•Các tổ chức chỉ thực hiện các hoạt động cho một mục đích cụ thể, chẳng hạn như hoạt động thể thao hoặc hoạt động làm đẹp môi trường
•Các tổ chức yêu cầu các thuộc tính cụ thể khác ngoài địa chỉ đối với các thành viên của họ, chẳng hạn như hiệp hội người cao tuổi hoặc hiệp hội trẻ em (giới hạn độ tuổi)

　Đạo luật Tự chủ Địa phương yêu cầu một tổ chức địa phương phải được chấp thuận như vậy bằng cách đáp ứng bốn yêu cầu sau.
•Mục đích của hiệp hội là thực hiện các hoạt động chung tại địa phương góp phần duy trì và phát triển một cộng đồng địa phương tốt, chẳng hạn như thúc đẩy giao tiếp giữa cư dân trong khu vực, cải thiện môi trường, duy trì và quản lý các cơ sở hội họp, và chúng tôi công nhận rằng các hoạt động như vậy hiện đang được thực hiện.
•Khu vực này phải được xác định rõ ràng và được người dân hiểu một cách khách quan.
•Tất cả cá nhân cư trú trong quận đều đủ điều kiện trở thành thành viên và hiện tại có một số lượng lớn người là thành viên.
•Thiết lập các quy tắc

　Trước khi nộp đơn xin công nhận là nhóm cộng đồng địa phương, một cuộc họp chung sẽ được tổ chức dựa trên các quy định và điều lệ hiện hành của nhóm cộng đồng địa phương để quyết định có nên nộp đơn xin công nhận hay không.
　Ngoài ra, họ sẽ thảo luận về các vấn đề như quyết định về quy tắc, xác định khu vực, xác định thành viên, quyết định người đại diện và đưa ra quyết định cho tổ chức. Ngoài ra, nếu tổ chức sở hữu tài sản, tổ chức cũng phải đưa ra quyết định liên quan đến tài sản mà mình sở hữu.
　Ngoài ra, tốt nhất là các quyết định liên quan đến đơn xin phê duyệt và các quyết định liên quan đến quy định, v.v. nên được đưa ra tại cùng một cuộc họp chung, nhưng cũng có thể được đưa ra tại các cuộc họp chung riêng biệt.

(1) Soạn thảo quy định (các mục cần xác định)
•mục đích
　Mục đích là thực hiện suôn sẻ các hoạt động chung tại địa phương góp phần duy trì và tạo dựng một cộng đồng địa phương tốt đẹp, nhưng để làm rõ phạm vi năng lực pháp lý của nhóm cộng đồng địa phương đang đề cập, vui lòng định nghĩa các hoạt động càng cụ thể càng tốt.
•tên
　Không có hạn chế cụ thể nào, nhưng vui lòng không vi phạm bất kỳ luật nào khác.
•Khu vực
　Vui lòng cho biết bằng cách sử dụng tên khối, số lô và số địa chỉ. Tuy nhiên, cũng có thể chấp nhận hiển thị vị trí dựa trên các yếu tố khách quan như sông và đường.
　Nếu khu vực được chỉ định bằng phương pháp chỉ dẫn khách quan, chẳng hạn như sông hoặc đường, vui lòng đính kèm các tài liệu cho thấy phạm vi của khu vực theo các thuật ngữ cụ thể, chẳng hạn như số hiệu đất. Ngoài ra, khi xác định diện tích, không cần có sự đồng ý của các hiệp hội khu phố lân cận.
•Vị trí của văn phòng chính
　Không có hạn chế cụ thể nào, nhưng đây sẽ là địa chỉ chính thức của nhóm cộng đồng địa phương đang được đề cập. Cũng có thể quy định rằng nó sẽ được lưu giữ tại nhà của chủ tịch.
•Các vấn đề liên quan đến trình độ của thành viên
　Cần phải nêu rõ rằng bất kỳ ai cư trú trong khu vực của nhóm cộng đồng địa phương đều có thể trở thành thành viên và tư cách thành viên không thể bị từ chối nếu không có lý do chính đáng. Không nên có bất kỳ điều kiện nào để trở thành thành viên ngoài việc phải có địa chỉ trong quận (chẳng hạn như giới hạn độ tuổi).
　Vui lòng thiết lập các thủ tục để tham gia, rút ​​lui và đạt được hoặc mất tư cách tham gia càng nhiều càng tốt.
•Các vấn đề liên quan đến người đại diện
　Nó quy định phương pháp lựa chọn đại diện, nhiệm kỳ, nhiệm vụ, v.v. Ngoài ra, các quy định tại Điều 260-5 đến Điều 260-10 của Luật Tự trị địa phương sẽ được áp dụng.
•Các vấn đề liên quan đến cuộc họp
　Nó quy định loại cuộc họp, cách triệu tập, cách bỏ phiếu và các vấn đề cần quyết định. Ngoài ra, các quy định tại Điều 260-13 đến Điều 260-19 của Luật Tự trị địa phương sẽ được áp dụng.
•Các vấn đề liên quan đến tài sản
　Nó quy định về thành phần, phương pháp mua lại, xử lý và quản lý tài sản nắm giữ. Ngoài ra, việc lập danh mục tài sản là bắt buộc theo Điều 260-4 của Đạo luật tự chủ địa phương.
　Khi lập danh mục kiểm kê, không cần phải chỉ định tài sản nợ phải trả và thành phần tài sản nắm giữ có thể được liệt kê là "tài sản trong một danh mục kiểm kê riêng".
　Ngoài ra, nếu tài sản được nắm giữ tại thời điểm giải thể thì tài sản còn lại sẽ được phân bổ cho người được chỉ định trong quy chế và quy định tại Điều 260-31, Khoản 1 của Luật. Do đó, ngay cả khi bạn không nắm giữ bất kỳ tài sản nào tại thời điểm nộp đơn xin phê duyệt, bạn vẫn nên nêu rõ các vấn đề liên quan đến tài sản trong quy định.

(2) Xác nhận thành viên
　Để làm rõ danh sách thành viên, danh sách thành viên phải được xác nhận tại cuộc họp chung trước khi nộp đơn.
　Ngoài ra, đơn xin chấp thuận phải kèm theo danh sách thành viên có tên và địa chỉ của họ.

(3) Tạo danh mục tài sản
　Phải lập danh mục tài sản tại thời điểm nhận được sự chấp thuận và trong vòng ba tháng đầu tiên của mỗi năm tài chính. Theo Đạo luật Tự chủ Địa phương Toàn diện lần thứ 11, việc sở hữu hoặc có kế hoạch sở hữu bất động sản không còn là yêu cầu bắt buộc để được chấp thuận nữa, nhưng phải lập danh mục tài sản.

(4) Quyết định về đại diện
　Vì đơn xin phê duyệt phải do đại diện của nhóm cộng đồng địa phương đó nộp nên người đại diện phải được quyết định tại cuộc họp chung trước khi đơn được nộp.

　Đại diện của nhóm cộng đồng địa phương phải nộp đơn xin phê duyệt cho trưởng phường có thẩm quyền đối với khu vực của nhóm cộng đồng địa phương bằng cách đính kèm các tài liệu sau vào mẫu đơn (Mẫu 1) (PDF: 94 KB).

(1) Quy định (nêu rõ các mục trong 4 (1) ở trên)
　Vui lòng đính kèm các điều khoản và điều kiện cũ.

(2) Tài liệu chứng nhận rằng đại hội đồng đã quyết định nộp đơn xin chấp thuận
　Bản sao biên bản cuộc họp chung trong đó quyết định xin phê duyệt được đưa ra, có chữ ký và con dấu của chủ tịch và người ký biên bản.

(3) Danh sách thành viên (Mẫu 2) (PDF: 87KB)
　Một tài liệu liệt kê tên và địa chỉ của tất cả các thành viên của nhóm cộng đồng địa phương đang xin phê duyệt
　Tên của từng thành viên được liệt kê chứ không phải tên hộ gia đình.
　Danh sách một số lượng lớn cư dân của khu vực

(4) Tài liệu chứng minh rằng bạn hiện đang tham gia vào các hoạt động chung tại địa phương góp phần duy trì và phát triển một cộng đồng địa phương tốt đẹp
　Báo cáo kinh doanh, báo cáo tài chính, kế hoạch kinh doanh, ngân sách, kiểm kê tài sản, v.v. của các nhóm cộng đồng địa phương đang xin phê duyệt

(5) Tài liệu chứng minh người nộp đơn là người đại diện
　Bản sao biên bản cuộc họp chung, có chữ ký và đóng dấu của chủ tịch và những người ký biên bản, thể hiện quyết định của đại diện.
　Thư đồng ý có chữ ký (Mẫu 3) chứng nhận rằng người đại diện đã đồng ý với những điều trên (PDF: 84KB)

(6) người khác
　Sơ đồ thể hiện khu vực được quy định trong quy định
　Nếu khu vực quy định trong quy chế được xác định bằng phương pháp chỉ dẫn khách quan như sông, đường thì phải mô tả cụ thể khu vực đó như tên thôn, số đất, số nhà, v.v.

　Khi nộp đơn xin phê duyệt, hãy đảm bảo tổ chức một cuộc họp chung dựa trên các quy định hiện hành của tổ chức bạn và thảo luận cũng như quyết định không chỉ có nên nộp đơn xin phê duyệt hay không mà còn xác định các quy định, lĩnh vực, thành viên, đại diện, v.v.
　Đặc biệt, hãy đảm bảo xem xét các điều khoản và điều kiện và sửa đổi chúng để tuân thủ các yêu cầu phê duyệt. Vui lòng tham khảo ý kiến ​​của Ban Xúc tiến Khu vực thuộc văn phòng phường của bạn về bất kỳ đề xuất sửa đổi nào đối với các quy tắc trước khi tổ chức cuộc họp chung.
　Các tổ chức được chấp thuận phải tuân theo một số điều khoản có liên quan của Đạo luật Tự chủ Địa phương, cũng như một số điều khoản của Đạo luật về Hiệp hội Hợp nhất Chung và Quỹ Hợp nhất Chung.

(1) Thông báo chấp thuận và thông báo chấp thuận
　Sau khi đơn xin phê duyệt được chấp thuận, đơn sẽ trải qua quá trình xem xét nội bộ và sau đó việc thành lập sẽ được chấp thuận và công bố (bằng cách đăng trên Bản tin thành phố Yokohama).
　Ngoài ra, các tổ chức được chấp thuận sẽ được thông báo về việc chấp thuận thành lập, cùng với một bản sao Bản tin Thành phố Yokohama.

(2) Cấp giấy chứng nhận
　Giấy chứng nhận sẽ được cấp theo yêu cầu bằng cách sử dụng Mẫu đơn xin cấp giấy chứng nhận (Mẫu 7) (PDF: 86KB).
　Lệ phí cho mỗi chứng chỉ là 300 yên.
　Bạn cũng có thể gửi yêu cầu qua đường bưu điện, nhưng bạn sẽ phải trả thêm bưu phí (cho phong bì trả lời có dán tem).

(3) Đăng ký công ty
　Việc đăng ký doanh nghiệp với tư cách là tổ chức cộng đồng địa phương được phê duyệt sẽ được thay thế bằng thông báo do thị trưởng phường ban hành, do đó không cần phải đăng ký với tư cách là tổ chức doanh nghiệp với Cục Pháp chế.
　Hơn nữa, cho đến khi thông báo này được ban hành, các nhóm cộng đồng địa phương không thể khẳng định mình là nhóm cộng đồng địa phương trước các bên thứ ba.

(4) Đăng ký bất động sản
　Để đăng ký tài sản do nhóm cộng đồng địa phương nắm giữ, bạn phải nộp đơn kèm theo giấy chứng nhận do thị trưởng phường cấp, nhưng cũng cần phải có các giấy tờ khác, vì vậy vui lòng kiểm tra với Cục Pháp lý địa phương hoặc cơ quan có thẩm quyền khác.

(5) Nghĩa vụ của các tổ chức cộng đồng địa phương được chấp thuận
　Các nhóm cộng đồng địa phương được chấp thuận phải thông báo cho thị trưởng phường nếu họ thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với thông tin họ đã công bố (chẳng hạn như tên và địa chỉ của người đại diện, khu vực, v.v.), nếu họ thay đổi quy định hoặc nếu họ giải thể.
　Đặc biệt, nếu quy định thay đổi thì quy định sửa đổi sẽ không có hiệu lực trừ khi được thị trưởng phường chấp thuận.
　1.Nếu thông báo được thay đổi
　　Thông báo thay đổi nội dung thông báo (Mẫu 8) (PDF: 88KB)
　2.Nếu các điều khoản thay đổi
　　Đơn xin chấp thuận thay đổi quy định (Mẫu 10) (PDF: 89KB)

(6) Các vấn đề thuế khác nhau
　Về thuế, về cơ bản không có thay đổi nào trước và sau khi nhóm cộng đồng địa phương được chấp thuận.
　Để biết thêm chi tiết, vui lòng liên hệ với các tổ chức có liên quan.

　Sau khi được chấp thuận, chúng tôi sẽ cần thực hiện những thay đổi đáng kể đối với hoạt động của hiệp hội của bạn, vì vậy vui lòng đọc kỹ thông tin và các biện pháp phòng ngừa (PDF: 272KB) trước khi cân nhắc việc thành lập.

　Chúng tôi xin thông báo rằng Đạo luật Tự chủ Địa phương đã được sửa đổi một phần theo "Đạo luật về việc Phát triển các Luật liên quan để Thúc đẩy Cải cách nhằm Tăng cường Quyền tự chủ và Độc lập của Khu vực (Đạo luật số 44 năm 2022)".

1. Tạo ra các điều khoản cho các nghị quyết bằng văn bản hoặc bằng phương tiện điện từ (có hiệu lực từ ngày 20 tháng 8 năm 2022)
　(1) Đối với các vấn đề thường phải được giải quyết tại đại hội đồng, các thành viên sẽ được xác nhận có thể đưa ra nghị quyết bằng văn bản hoặc bằng phương tiện điện tử mà không cần tổ chức đại hội đồng và nếu tất cả các thành viên đồng ý, các thành viên sẽ được yêu cầu bỏ phiếu thuận hoặc chống lại các mục nghị quyết mà không cần tổ chức đại hội đồng và nghị quyết sẽ được đưa ra bằng văn bản hoặc bằng phương tiện điện tử. Trong trường hợp này, các yêu cầu về độ phân giải thông thường sẽ được áp dụng.
※Nếu có một người phản đối việc thông qua nghị quyết bằng văn bản hoặc bằng phương tiện điện từ, cuộc họp chung vẫn phải được tổ chức theo cách thông thường.

　(2) Về nguyên tắc, khi tất cả các thành viên nhất trí bằng văn bản hoặc bằng phương tiện điện từ về một nghị quyết tại cuộc họp chung và được xác nhận rằng tất cả các thành viên đều ủng hộ nghị quyết thì thỏa thuận được coi là đã được thực hiện bằng văn bản hoặc bằng phương tiện điện từ.
※Không thể thông qua nghị quyết nếu không có sự đồng ý của mọi người. Nếu có một người phản đối động thái này, cuộc họp chung vẫn phải được tổ chức bình thường.

※Phương tiện điện từ: Bao gồm việc sử dụng email, trang web, ứng dụng, v.v. hoặc ghi thông tin trên đĩa từ, v.v. và phân phối đĩa, v.v.

2. Xem xét số lượng thông báo công khai do thanh lý viên gửi cho các chủ nợ sau khi giải thể để yêu cầu họ nộp yêu cầu bồi thường (có hiệu lực từ ngày 20 tháng 8 năm 2022)
Khi một hiệp hội cộng đồng địa phương được chấp thuận bị giải thể, số lần mà người thanh lý phải thông báo công khai cho các chủ nợ để nộp yêu cầu bồi thường đã thay đổi từ ba lần trở lên xuống chỉ còn một lần.

3. Tạo ra các điều khoản cho việc sáp nhập giữa các hiệp hội cộng đồng địa phương đã được chấp thuận (có hiệu lực từ ngày 1 tháng 4 năm 2023)
Các nhóm cộng đồng địa phương được chấp thuận hiện có thể sáp nhập với các nhóm cộng đồng địa phương được chấp thuận khác trong cùng một thành phố hoặc thị trấn thông qua nghị quyết của cuộc họp chung.

【thẩm quyền giải quyết】
(Tham khảo 1) Các câu hỏi và câu trả lời liên quan đến việc sửa đổi hệ thống nhóm cộng đồng địa phương đã được phê duyệt (có hiệu lực vào ngày 20 tháng 8 năm 2022) (PDF: 1.037KB) (PDF: 1.058KB)
(Tài liệu 2) Các câu hỏi và câu trả lời liên quan đến việc sửa đổi hệ thống nhóm cộng đồng địa phương đã được phê duyệt (có hiệu lực từ ngày 1 tháng 4 năm 2023) (PDF: 732KB) (PDF: 733KB)
(Tham khảo 3) Luật về việc xây dựng các luật liên quan để thúc đẩy cải cách nhằm tăng cường quyền tự chủ và độc lập của khu vực (So sánh luật cũ và luật mới) (PDF: 203KB) (PDF: 242KB)

Có vẻ như nhiều hiệp hội khu phố đang cân nhắc cách tổ chức các cuộc họp chung trong bối cảnh đại dịch COVID-19.
Do đó, chúng tôi đã biên soạn danh sách các biểu mẫu và câu hỏi thường gặp dành cho những người muốn sử dụng hình thức bỏ phiếu bằng văn bản, vui lòng sử dụng làm tài liệu tham khảo.

　Để nộp đơn xin phê duyệt, tham vấn và cấp giấy chứng nhận, vui lòng liên hệ với Ban Xúc tiến Khu vực của văn phòng phường địa phương.