Về hoạt động của các hiệp hội khu phố

Các hiệp hội khu phố thúc đẩy tinh thần đoàn kết giữa người dân địa phương và phát triển cộng đồng bằng cách giải quyết nhiều vấn đề như môi trường địa phương, phòng chống thiên tai và phòng chống tội phạm.
Đây là một tổ chức tự nguyện. Mặc dù cách điều hành các hiệp hội khu phố khác nhau tùy theo từng hiệp hội khu phố, chúng tôi sẽ cung cấp một số ví dụ chung để giúp bạn hiểu rõ hơn.

1. Điều khoản
　　Các quy định này xác định tổ chức và hoạt động của hiệp hội khu phố. Điều này rất cần thiết cho hoạt động bình thường của các hiệp hội khu phố.
　　Hãy lắng nghe ý kiến ​​của các thành viên và đặt ra các quy tắc phù hợp với tình hình địa phương của bạn.
　　Ngoài ra, tổ dân phố được cấp tư cách pháp nhân theo Điều 260-2 của Luật tự quản địa phương phải quy định những nội dung theo quy định của pháp luật.
　　Ví dụ về các thuật ngữ

2. Quản lý cuộc họp
　　Trong việc điều hành các hiệp hội khu phố, các cuộc họp rất quan trọng để đưa ra quyết định cũng như chia sẻ thông tin và các vấn đề mà khu vực đang phải đối mặt.
　　Loại hình và tên gọi của các cuộc họp khác nhau tùy thuộc vào hiệp hội khu phố. Sau đây là một số ví dụ:

　(1)　 Đại hội đồng thường kỳ
　　 　 Vào đầu năm tài chính, về nguyên tắc, tất cả các thành viên đều tham gia họp để báo cáo về hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính, kế hoạch kinh doanh, đề xuất ngân sách và các vấn đề khác, cũng như bầu cán bộ và sửa đổi quy chế, v.v.
　　　 Đây là nơi chúng tôi đưa ra quyết định về những vấn đề quan trọng liên quan đến hiệp hội khu phố của chúng tôi.
　(2)　 Đại hội đồng bất thường
　　　　Cuộc họp này được tổ chức ngoài các cuộc họp chung thường kỳ để thảo luận các vấn đề quan trọng và cấp bách liên quan đến hiệp hội khu phố.
　(3)　 Ủy ban điều hành
　　　　Các giám đốc điều hành và đại diện của mỗi bộ phận sẽ tham dự. Ủy ban chuẩn bị các đề xuất dự thảo cho cuộc họp chung. Ngoài ra, việc thực hiện các dự án cụ thể, v.v.
　　　　Chúng tôi sẽ làm điều đó.
　(4)　 người khác
　　　　 Các cuộc họp sẽ được tổ chức khi cần thiết, chẳng hạn như các cuộc họp thường kỳ, cuộc họp của trưởng nhóm và cuộc họp của ủy ban quản lý hội trường.

3. Ngân sách và thanh toán
　(1)　Cách tạo ngân sách
　　　　Khi lập ngân sách, chúng tôi sẽ dựa trên ngân sách và báo cáo tài chính (dự kiến) của năm trước, đồng thời cân nhắc đến sự tăng hoặc giảm số lượng thành viên và việc mở rộng hoặc thu hẹp các kế hoạch kinh doanh.
　　　　Hãy tạo nó. Ngoài ra, cần lập một tài khoản đặc biệt để quản lý quỹ dự trữ cho việc xây dựng hội trường.
　(2)　thanh toán các khoản
　　　　Báo cáo tài chính thể hiện thu nhập và chi tiêu trong năm, bao gồm cả cách thực hiện ngân sách.
　　　　Ngoài ra, với giả định rằng thông tin sẽ được công khai cho các bên liên quan, hãy đảm bảo đính kèm và lưu giữ các tài liệu như biên lai chứng minh chi phí.
　(3)　Kiểm toán kế toán
　　　　Trước cuộc họp chung, người phụ trách kiểm toán (chẳng hạn như kiểm toán viên hoặc kiểm toán viên) sẽ kiểm tra sổ quỹ và chi tiêu để xem ngân sách có được thực hiện đúng hay không.
　　　　Việc này sẽ được điều tra bằng cách kiểm tra chéo sổ ngân hàng, v.v.
　　　　Trong những trường hợp như vậy, chủ tịch, phó chủ tịch, thủ quỹ và các viên chức khác cũng sẽ có mặt và trả lời các câu hỏi khi cần thiết. Kết quả sẽ được báo cáo tại cuộc họp chung.

4. Bầu cử cán bộ

　(1)　Nhìn chung, có những phương pháp sau đây để lựa chọn ứng viên làm cán bộ:
　　　・Việc đề cử sẽ được thực hiện thông qua một tổ chức riêng biệt như ủy ban tuyển chọn.
　　　・Các thành viên được bầu bởi hội đồng quản trị.
　　　・Được lựa chọn thông qua bầu cử.
　(2)　Tiếp theo, kết quả lựa chọn ứng viên cán bộ được phê duyệt tại cuộc họp chung, v.v. và các cán bộ sẽ được quyết định.

　　※　Thủ tục bầu cử cán bộ phải được quy định trước trong điều lệ.
　　　　 Nếu chủ tịch bị thay thế, vui lòng gửi mẫu thông báo thay đổi đến Ban Xúc tiến Khu vực thuộc văn phòng phường của bạn.
　　　　(Vui lòng liên hệ với Ban Xúc tiến Khu vực của văn phòng phường nơi bạn cư trú để xin mẫu đơn.)　　

Mỗi hiệp hội khu phố đều phải đối mặt với nhiều thách thức khác nhau, nhưng mỗi hiệp hội đều nỗ lực tìm ra các giải pháp sáng tạo để đảm bảo hoạt động suôn sẻ.
Sau đây là một số ví dụ về sáng kiến ​​đổi mới để bạn tham khảo.

[Nghiên cứu trường hợp]
・Để tránh mọi rắc rối, hội đồng khu phố sẽ quyết định chính sách của hội trước (chính sách cơ bản của hội đồng khu phố XX, v.v.)
・Đặt ra các quy tắc cho các cuộc họp để mọi người đều có thể lên tiếng (ví dụ: tôn trọng ý kiến ​​tiêu cực, không ngắt lời người khác khi đang phát biểu, v.v.)
・Trước cuộc họp, hãy chia sẻ tài liệu và phác thảo tiến trình cuộc họp.
・Thực hiện “chia sẻ vai trò” và “phân công lao động” để tránh tập trung gánh nặng cho người khác
・Soạn thảo sổ tay hướng dẫn hoạt động của hiệp hội khu phố địa phương để quá trình chuyển đổi diễn ra dễ dàng hơn.
・Để tránh nhầm lẫn với hiệp hội quản lý chung cư, điều quan trọng là phải làm rõ sự phân chia vai trò giữa hiệp hội khu phố và hiệp hội cộng đồng địa phương trước.
・Cho phép thành viên thường xuyên kiểm tra cách sử dụng phí thành viên của họ
・Trong khi giao lưu với các hiệp hội khu phố khác, hãy thử áp dụng những thông lệ tốt tại hiệp hội khu phố của bạn.
・Chuyển đổi tài liệu và các tài liệu khác thành PDF và chia sẻ chúng bằng các ứng dụng hiện có
・Thử nghiệm họp từ xa như một biện pháp ngăn chặn sự lây lan của COVID-19